5 prostych kroków do bezpieczniejszej umowy

Biznes bez umów jest jak lunch bez gitary. Jak Lipski bez Siary. No po prostu się nie da. Gorzej, że małe firmy często nawet nie wiedzą o tym, że umowy zawierają, a jeśli już to robią – to na szybko, byle jak, byle „mieć papier”. Cóż, jeśli potrzebujesz papieru to kup sobie papier, ale jeśli potrzebujesz umowy, to chociaż zadbaj o to, żeby faktycznie był to dokument spełniający swoje podstawowe zadania.

Powiedzmy to już na początku – nie ma tak, że bez umowy. Po prostu nie ma. Jeśli uzgadniasz z kimś jakiekolwiek warunki współpracy, choćby jednorazowej, to zawierasz umowę. Nie wiem jak u Ciebie, ale ja najczęściej zawieram umowę sprzedaży przy kasie w Biedronce.

Dygresja będzie – dlaczego umowę sprzedaży, a nie kupna-sprzedaży? Ano dlatego, że nie zawieram też umów najmu-wynajmu albo umów o dzieło-wykonanie. Jest umowa sprzedaży, najmu i o dzieło. Niby to nieistotny szczegół, ale jeśli ktoś Ci podsunie pod nos „umowę kupna-sprzedaży” to już wiesz, że nie pisał jej fachowiec.

Polecam zastosować do wzorów umów z „zaufanych źródeł”, dzięki temu szybko przestają być zaufane.

Ale o czym to ja… Umowa. Umowa może być zawarta nie tylko w formie pisemnej czy przed notariuszem, ale też ustnie albo w formie tzw. dokumentowej, co w praktyce oznacza wszystko to, co przenosi treść umowy, ale nie jest formą pisemną (maile, SMSy, faxy, przesyłanie sobie skanów umów i tak dalej). Tak jednak, czy inaczej…

Zawsze zawierasz umowę.

Warunki umowy mogą wynikać z bardzo różnych źródeł. W umowie pisemnej jest to tekst umowy, ale jeśli np. zawierasz umowę sprzedaży przez Internet, to warunki umowy określa regulamin sprzedawcy (o ile został sporządzony). Jeżeli żaden dokument nie reguluje treści umowy, to zostaje ona zawarta na zasadach określonych w przepisach prawa.

Choćby dlatego, że niekoniecznie musisz znać warunki poszczególnych umów wynikające z przepisów prawa (a które przecież musisz znać – jak pani Danuta K. z poprzedniego tekstu) powinieneś zadbać o to, żeby zawierać umowy na warunkach, które zostały gdzieś zapisane. Choćby w wiadomości e-mail.

No, to skoro wstęp mamy za sobą, to przejdźmy do dania głównego, czyli…

Pięć kroków do bezpieczniejszej umowy

KROK I – Czego ja chcę, czyli czego Ty chcesz?

Umowy zawsze zawieramy w jakimś celu. Czasami chcemy zatowarować sklep, czasami odbyć szkolenie w hotelu a innym razem wykupić abonament na obsługę księgową w biurze rachunkowym. Problem rodzi się w chwili, gdy na tym celu poprzestaniesz, i będzie to Twoje jedyne oczekiwanie względem umowy.

Prawda jest taka, że praktycznie nigdy nie mamy jednej, prostej intencji dotyczącej tego, co ma być przedmiotem współpracy.
Jasne, jeśli zawierasz umowę z hurtownią, to musisz ustalić ceny i asortyment – ale przecież obok tego chciałbyś np. żeby ktoś zamówione towary dostarczył. Albo żeby produkty były zapakowane w określony sposób. Albo żeby hurtownia pomagała Ci obsługiwać reklamacje. Albo żeby dowóz był możliwy w godzinach popołudniowych. Albo żeby dostawy były realizowane w 24 godziny. Aaalbo…

Myślę, że już wiesz o co mi chodzi.

Skup się nie tylko na ogólnym celu umowy, ale zastanów się też głęboko nad tym wszystkim, co na ten cel się składa. Przemyśl czego oczekujesz na każdym etapie realizacji umowy. Tylko Ty wiesz, czego chcesz, więc wypisz to sobie i spriorytetyzuj poszczególne wymagania.

Przyda Ci się to w każdym kolejnym kroku!

KROK II – Patrz kto zacz, czyli jak sprawdzić kontrahenta.

Zanim. Przystąpisz. Do. Zawarcia. Umowy. Sprawdź. Kto. Zacz.

Zawsze. Bardzo wielu moich klientów tego nie robiło i właśnie dlatego zostali moimi klientami.

I nie chodzi wcale o jakiś bardzo zaawansowany research (chociaż przy dużych umowach (dużych dla Ciebie, nie obiektywnie) zawsze warto pogłębić poszukiwania i przejrzeć np. sprawozdania finansowe kontrahenta i inne tego typu rzeczy, ale o tym opowiem Ci w innym wpisie). Na początek wystarczy Ci zajrzeć do CEIDG (gdzie znajdziesz dane o osobach fizycznych i spółkach cywilnych) lub KRS (gdzie są dane innych spółek, a także stowarzyszeń, fundacji i innych podmiotów).

To z nich dowiesz się, czy dany przedsiębiorca rzeczywiście istnieje, czy przypadkiem nie ma zawieszonej działalności gospodarczej, w przypadku CEIDG – czy posiada stosowne pozwolenia czy koncesje. Bardziej zaawansowane poszukiwania w KRS, takie jak m.in. przejrzenie sprawozdań finansowych w Repozytorium Dokumentów Finansowych pomoże Ci ocenić kondycję finansową kontrahenta.

Ale jeśli nie potrafisz tego robić (albo nie chcesz), to nie musisz. Pierwsze oznaki problemów z wypłacalnością potencjalnego kontrahenta prawdopodobnie znajdziesz w opiniach pod wizytówką w Google oraz na innych portalach (polecam np. portal GoWork). Dlatego przed przystąpieniem do pracy nad umową wygoogluj dane potencjalnego Kontrahenta.

Zajmie Ci to 5 minut, a błyskawicznie podniesie Twoje bezpieczeństwo.

KROK III – Skuteczność przede wszystkim, czyli jaka forma umowy?

Wspominałem już o tym, że umowa może mieć formę ustną, dokumentową albo pisemną. W ramach formy pisemnej, obok zwykłej możliwe jest wyszczególnienie formy pisemnej z datą pewną, formy pisemnej z podpisami notarialnie poświadczonymi oraz formy aktu notarialnego.

Jest tego trochę, a co gorsza – różne przepisy wymagają różnej formy umowy. Ot, na przykład, praktycznie każdy wie o tym, że formy aktu notarialnego wymagają umowy dotyczące przeniesienia własności nieruchomości. Niedochowanie formy w tym przypadku powoduje nieważność umowy. Mało kto jednak pamięta, że podobnie jest w przypadku np. umów przenoszących autorskie prawa majątkowe, które muszą mieć formę pisemną pod rygorem nieważności.

Jeszcze inaczej jest, gdy umowa dotyczy sprzedaży przedsiębiorstwa albo udziałów w spółce (umowa musi być pisemna z podpisami notarialnie poświadczonymi) albo w umowie pożyczki ponad kwotę 1.000 zł (umowa musi mieć formę dokumentową – patrz wyżej) i tak dalej i tak dalej.

Nie sposób wypisać tutaj wszystkich zastrzeżeń prawnych dotyczących formy zawierania poszczególnych umów. Dlatego przed zawarciem każdej umowy powinieneś dokładnie sprawdzić, czy przypadkiem nie potrzebujesz zawrzeć jej w określonej, szczególnej formie.

KROK IV – Opowieści dziwnej treści, czyli czytamy projekt umowy.

Dopiero teraz bierzesz do ręki projekt umowy, którą przysłał Ci kontrahent (albo którą pobrałeś z Internetu jako wzór), a Twoim zadaniem jest przeczytanie go (tzn. projektu, nie kontrahenta) co najmniej dwa razy.

Za pierwszym razem zaznacz sobie wszystko to, co w umowie jest, a co Ci się nie podoba albo budzi Twoje wątpliwości. Będą to rzeczy, które będziesz musiał omówić z swoim kontrahentem – wypytać, dopytać, ponegocjować i zmienić.

Ten drugi raz będzie jeszcze ciekawszy, bo jak mawiał mój szef to, co jest w umowie to mnie nie martwi. Umiem czytać. Niepokoję się tym, czego w niej nie ma.

Podstawowym narzędziem, którym powinieneś się posługiwać przy drugim czytaniu umowy jest lista, którą sporządziłeś w kroku II. To ona wyznacza obszar tego, co chciałbyś mieć w umowie, a zatem jeśli w projekcie tego nie ma – to cóż. Musisz umowę o te kwestie uzupełnić i tak negocjować ze swoim kontrahentem, żeby te zmiany w ostatecznej wersji umowy się znalazły.

Warto przy tym, jeszcze przed przystąpieniem do negocjacji, wyznaczyć sobie warunki brzegowe i zastanowić się na których z tych zmian naprawdę Ci zależy, a które w razie czego możesz odpuścić, żeby mieć rzeczywiście szansę na podjęcie współpracy. Nie zawsze wszystko będzie po Twojej myśli i nie zawsze Twój kontrahent będzie chciał (lub mógł) przystąpić do umowy na zaproponowanych przez Ciebie warunkach.

Dlatego wyznacz sam sobie te punkty, które są Twoim must have oraz te, które możesz kontrahentowi odpuścić w ramach kompromisu.

KROK V – Kiedy spotkamy się na zakręcie, czyli zabezpieczanie umowy.

Naprawdę dobra umowa to nie tylko zbiór prostych warunków współpracy i procedur ich realizacji. Jej zadanie to stanie na straży Twojego interesu również w złych czasach, kiedy pojawia się spór, konflikt albo inne nieprzyjemne emocje. A to znaczy, że dopóki jesteś ze swoim kontrahentem zgodny co do tego, że chcecie współpracować – powinieneś zastanowić się nad tym, co może pójść nie tak i postanowić, co się wtedy stanie.

I tutaj znowu przyda Ci się lista, którą sporządziłeś w Kroku II, tylko tym razem będziemy ją czytać od innej strony.

Nie no, schowaj to lusterko, mówiłem metaforycznie.

Otóż teraz musisz zastanowić się nad tym co się stanie, jeśli coś pójdzie nie tak i np. kontrahent zamiast w 24 godziny dostarczy Ci towar po 80 godzinach. Albo jeśli osoba tworząca Twoje logo zrobi Ci je w Canvie i nie będzie mogła przenieść na Ciebie autorskich praw majątkowych. Albo jeżeli hurtownia przekroczy termin na rozpatrzenie reklamacji. I tak dalej.

Do takich sytuacji stosuje się zabezpieczenia. Są to specjalne klauzule umowne, które wzmacniają interes jednej ze stron (lub obu stron) na wypadek niewykonania zobowiązań przez drugą stronę. Do najpowszechniej stosowanych zabezpieczeń w umowach handlowych należą przede wszystkim kary umowne (np. kara umowna za każdy dzień opóźnienia), zastrzeżenie zadatku zamiast przedpłaty (w zależności od tego, która ze stron nie wykona swych obowiązków zadatek przepada albo zwracana jest jego dwukrotność) czy zastrzeżenie własności rzeczy sprzedanej (kiedy własność przechodzi na nabywcę dopiero po zapłacie ceny). Niemniej jednak w umowach o większej wartości stosowane są zastawy, hipoteki, weksle, przewłaszczenia na zabezpieczenie i wiele, wiele innych. O sposobach zabezpieczenia umów opowiem Ci jednak w zupełnie innym tekście.

Zatem pracując nad umową musisz zastanowić się który z Twoich interesów wymaga zabezpieczenia dodatkową klauzulą, a następnie, jeśli już jej w umowie nie ma – wprowadzić ją do umowy.

Podsumowanie

Czy powyższe kroki zapewnią Ci na 100%, że druga strona wykona swoje zobowiązania wynikające z umowy w sposób perfekcyjny?
Nie. Biznes nie zna pojęcia pewności, o czym pewnie już zdążyłeś się przekonać.

Ale.

Dobrze przeprowadzony proces zawierania umowy pozwoli Ci skutecznie sprawdzić kim jest Twój kontrahent i czy jest w ogóle w stanie wypełnić nałożone na niego obowiązki. Opiszesz dokładnie to, czego od drugiej strony oczekujesz i zabezpieczysz się na wypadek tego, że druga strona nie wypełni tych zobowiązań. A ostatecznie, na wypadek, gdyby nawet zabezpieczenia nie wystarczyły, to zawrzesz umowę prawnie skuteczną, co znaczy, że będziesz mógł domagać się jej wykonania na drodze sądowej.

Nie muszę chyba mówić, że dobrze sporządzona umowa ma w sądzie większe szanse?

I właśnie dlatego powinieneś stosować powyższe 5 kroków przy każdej umowie, którą przyjdzie Ci samodzielnie oceniać.

Maciej Żółtowski

Radca prawny

Od 8 lat współpracuję z małymi i średnimi przedsiębiorstwami pomagając im świadomie i bezpiecznie rosnąć.

0 komentarzy

Funkcja trackback/Funkcja pingback

  1. Umowa z biurem rachunkowym w pięciu krokach - Radca prawny Maciej Żółtowski - […] PRZECZYTAJ GO TUTAJ! […]
  2. Gdzie jest mój rzepak?! #casestudy cz. I - Radca prawny Maciej Żółtowski - […] się nad tym, co może pójść nie tak i nie rozważył, jak się przed tym zabezpieczyć. Krok pierwszy i…

Wyślij komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany.

Inne kategorie artykułów:

PRAWO | kategoria 2 | kategoria 3