Odsetki ustawowe i w transakcjach handlowych

Odsetki ustawowe i w transakcjach handlowych

Odsetki ustawowe i w transakcjach handlowych

W jednym z poprzednich tekstów wspominałem Ci o dwóch rodzajach odsetek – omówiliśmy pokrótce odsetki ustawowe oraz odsetki za opóźnienie w transakcjach handlowych. Czym one się różnią? Jak się je nalicza?

Co to są odsetki za opóźnienie?

Odsetki za opóźnienie to, w uproszczeniu, forma odszkodowania za opóźnienie w uregulowaniu zobowiązania pieniężnego (nie da się więc naliczać odsetek od zobowiązań niepieniężnych, np. opóźnienia w wykonaniu dzieła). Przysługują Ci one za każdym razem, gdy Twój kontrahent nie zapłaci Ci w terminie określonej kwoty pieniędzy.

Jak się oblicza wysokość odsetek za opóźnienie?

Choć w polskim systemie prawnym jest kilka rodzajów odsetek, to ich wysokość oblicza się, z grubsza, tak samo.

Datą kluczową dla obliczania wysokości należnych odsetek jest dzień wymagalności roszczenia. Jest to dzień następny po terminie płatności. Od tego dnia wierzyciel nabywa prawo do odsetek[1].

Co przy tym ważne – odsetki same z siebie się nie kapitalizują, co oznacza, że od zaległych odsetek nie naliczają się dalsze odsetki. Taka kapitalizacja jest możliwa jedynie w pozwie albo porozumieniu stron[2].

Stopa odsetek jest podawana zawsze w skali roku (np. odsetki ustawowe to dziś 10,75% w skali roku), ale należy je obliczać za każdy dzień opóźnienia przyjmując, że rok ma 365 dni[3].

Wzór na wysokość należny odsetek wygląda więc następująco:

Odsetki ustawowe

Zmiany stopy odsetek

Sytuacja nieco się komplikuje, gdy między datą wymagalności a terminem zapłaty stopa odsetek uległa zmianie.

W takim przypadku nie możesz niestety przyjąć stopy odsetek, która jest dla Ciebie najbardziej korzystna. Musisz policzyć odestki przysługujące Ci w każdym z poszczególnych okresów w którym obowiązywała określona stopa odsetek.

W takim przypadku najlepiej jest skorzystać z kalkulatora odsetek np. dostępnego TUTAJ.

Odsetki ustawowe

Odsetki ustawowe za opóźnienie w zapłacie faktury będą wynikały z art. 481 k.c. (uwaga – nie myl ich z odsetkami za odsetki od sumy pieniężnej – te wynikają z art. 359 k.c. i cechują się m.in. niższą stopą odsetek).

Odsetek ustawowych za opóźnienie wierzyciel może się domagać chociażby nie poniósł żadnej szkody i chociażby opóźnienie było następstwem okoliczności, za które dłużnik odpowiedzialności nie ponosi. Nie ma więc znaczenia powód, dla którego zapłata nie została uiszczona w terminie, ani też to, czy wierzyciel poniósł szkodę. Odsetki należne są zawsze w przypadku, gdy zapłata nie nastąpiła w terminie[4].

Stopa odsetek ustawowych obliczana jest według wzoru „stopa referencyjna Narodowego Banku Polskiego + 5,5 punktu procentowego” (dalej – p.p.).

Odsetki umowne

Strony mogą jednak w umowie ustalić własną stopę odsetek za opóźnienie. W takim przypadku, jeśli stopa ta jest wyższa od odsetek ustawowych – wierzycielowi przysługują odsetki umowne. Przyjmuje się jednak, że jeśli w umowie wprost wskazano na stopę niższą od odsetek ustawowych, to wierzyciel będzie uprawniony jedynie do domagania się odsetek w tej niższej wysokości[5].

Przepisy jednak, aby zapobiegać tzw. lichwie, wskazują również na maksymalną wysokość odsetek umownych za opóźnienie – mogą one wynosić maksymalnie dwukrotność odsetek ustawowych. Na dzień dzisiejszy jest to więc poziom 21,5% (10,75% x 2) w skali roku.

A co jeśli odsetki umowne są wyższe?

Wtedy wierzycielowi przysługują odsetki maksymalne.

Odsetki za opóźnienie w transakcjach handlowych

Odsetki za opóźnienie w transakcjach handlowych wynikają z treści ustawy o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych. O tym, kiedy tę ustawę stosować, przeczytasz TUTAJ.

Stopa tych odsetek jest wyższa niż odsetek ustawowych i wynosi „stopę referencyjną NBP + 10 pp (lub 8 pp w przypadku, gdy dłużnikiem jest podmiot publiczny będący podmiotem leczniczym).

Odsetki za opóźnienie w transakcjach handlowych będą Ci należne bez wezwania w przypadku, gdy spełnione zostały dwa warunki:

  1. Wierzyciel spełnił swoje świadczenie (!);

Oczywiście zasada ta będzie znajdowała zastosowanie do przypadków, gdy płatność następuje po wykonaniu świadczenia przez wierzyciela. Jeśli więc wierzyciel miał wykonać „coś” za co miał trzymać zapłatę, a tego czegoś nie zrobił, to odsetki nie będą mu przysługiwały.

Jeśli jednak umowa operuje starą zasadą „najpierw robota – potem zapłata”, to niewykonanie roboty powoduje, że odsetki za opóźnienie w transakcjach handlowych nie są naliczane.

  1. Wierzyciel nie otrzymał zapłaty w określonym terminie.

Ta zasada wydaje się być prosta, ale, niestety – tylko wydaje. Zagadnienie terminów zapłaty w transakcjach handlowych jest całkiem rozbudowane i związane z kilkoma nakazami i zakazami.

Dlatego terminy zapłaty omówię Ci w kolejnym tekście.

A tymczasem dziękuję za Twoją uwagę dzisiaj i… dobrego dnia!

[1] Art. 476 k.c.

[2] Art. 482 §1 k.c.

[3] Art. 114 k.c.

[4] Art. 481 §1 k.c.

[5] Tak: K. Osajda (red. serii), W. Borysiak (red. tomu), Kodeks cywilny. Komentarz. Wyd. 29, Warszawa 2021 art. 481, nt. 35

Wezwanie do zapłaty – jak je napisać?

Wezwanie do zapłaty – jak je napisać?

Kontynuujemy temat windykowania zaległych płatności. Dziś opowiem Ci o tym, jakie są podstawowe rodzaje windykacji oraz nauczę jak napisać przedsądowe wezwanie do zapłaty tak, by zachęcić dłużnika do jak najszybszej wpłaty.

Moja pierwsza poważna praca

Kiedy byłem jeszcze młody i piękny (zostało tylko „i”) pracowałem jako windykator terenowy w korporacji. Nie oceniaj proszę, był 2013 rok, a to była jedyna praca, którą udało mi się zdobyć.

Tak naprawdę było całkiem sympatycznie – służbowy tablet, telefon, samochód i jeżdżenie do zadłużonych ludzi. Lubiłem ich, niektórzy z nich odwzajemniali to uczucie. Rozmawialiśmy o ich problemach, kłopotach, wyzwaniach, a ja starałem się jakoś im w tych problemach ulżyć.

Niestety, mniej lubiło mnie szefostwo, bo moje wyniki wciąż nie wpisywały się w „plan sprzedażowy”. Ci dłużnicy, którzy chcieli – płacili chętnie i terminowo, ale ci, którzy nie płacili pozostawali niewzruszeni.

Teraz już wiem, że nie doceniłem tego, że są…

Dwa rodzaje windykacji

Pracę ostatecznie straciłem. Ówczesny szef powiedział mi wprost, że może lepiej sprawdziłbym się w innym zawodzie. Podobno byłem za miękki na twardą windykację.

No właśnie. Metody miękkie, które nieświadomie stosowałem, były skuteczne wobec części dłużników, ale wobec innych konieczne było zastosowanie metod twardych, na które nie było mnie stać w wieku 22 lat.

Moja lekcja

Są dwa rodzaje windykacji – twarda i miękka, a tajemnicą skutecznego egzekwowania długów jest dobór odpowiedniej metody do dłużnika.

Nie jest to kategoria prawna. Nie przeczytasz o niej w kodeksie cywilnym, ba, nie uczą nas tego na studiach ani na aplikacji. To „czyste” doświadczenie moje oraz setek innych windykatorów.

I jeśli to uprościć i sprowadzić do jednego zdania. Windykacja twarda polega na egzekwowaniu długów, a miękka – na skłanianiu dłużnika do polubownej zapłaty.

A skoro pierwszym krokiem do skutecznej windykacji jest wezwanie do zapłaty, to przyjrzyjmy się jak je sporządzić w każdym z tych modeli.

Wezwanie do zapłaty „na twardo”

Metody twarde będą właściwe względem takich dłużników, którzy od początku kwestionują zasadność roszczenia albo… nie mają nic do stracenia. Możesz je stosować także tam, gdzie możesz „spalić mosty” bo np. nie planujesz już dalszej współpracy. No i gdy metody miękkie zawiodły.

Co oczywiste, w takim wezwaniu nie ma sensu silić się na konwenanse. Żądasz zapłaty kwoty głównej, odsetek, rekompensaty za koszty odzyskiwania należności, wskazujesz kilkudniowy termin na zapłatę pod rygorem skierowania sprawy na drogę postępowania sądowego.

Jeśli wpłaty wciąż nie ma – piszesz pozew. Po wygranej w sądzie kierujesz sprawę do komornika.

Możesz też wpisać dłużnika do baz dłużników, oddać sprawę firmie windykacyjnej, która „dociska” dłużnika itp. Klasyka.

Wezwanie do zapłaty „na miękko”

Działania „miękkie” sprawdzą się przede wszystkim tam, gdzie kontrahent wie, że nie ma racji albo gdy łączą was relacje biznesowe, których ani Ty, ani Twój kontrahent nie chcecie stracić. Możesz je też wykorzystać tam, gdzie kontrahent z jakiegoś powodu nie chce spotkać się z Tobą w sądzie (bo się boi, nie ma czasu, nie ma racji…).

Możliwe, że będzie też skuteczne tam, gdzie Twój kontrahent nie zapłacił nie dlatego, że taka z niego podła kreatura, a np. dlatego, że również i jemu ktoś nie zapłacił, przez co wpadł w sidła zatorów płatniczych.

Wezwanie „miękkie” ma przede wszystkim pokazać Twoje zrozumienie sytuacji oraz dobrą wolę w celu rozwiązania problemu.

W „miękkim” wezwaniu do zapłaty możesz zastosować kilka zabiegów które mogą sprawić, że kontrahent stwierdzi, że nie warto wikłać się w spór. Tutaj oczywiście również powinieneś wskazać kwotę należności głównej oraz termin zapłaty, ale możesz też podsunąć…

Propozycje ugodowe

Z mojego doświadczenia wynika, że bardzo skuteczna jest metoda, w której w wezwaniu proponujesz, że np. w przypadku zapłaty w terminie 7 dni od dnia doręczenia wezwania do zapłaty nie będziesz dochodził odsetek oraz rekompensaty za koszty odzyskiwania długów. Ewentualnie będziesz dochodził tylko ich połowy.

Świetną skutecznością charakteryzują się wezwania, w których jednocześnie wskażesz kwotę, która będzie Ci przysługiwała po upływie określonego terminu – czyli kwotę odsetek i wartość przysługującej Ci rekompensaty (40 , 70 lub 100 EUR – patrz TUTAJ).

To klasyczny, marketingowy język korzyści.

Kontrahent, który ma do wyboru zapłacić niezwłocznie tylko kwotę należności głównej i niczym się nie martwić albo wikłać się w spór i ryzykować jest często bardziej skłonny do niezwłocznej zapłaty.

A jednocześnie ma poczucie, że nie chciałeś go „oskubać” tylko wyegzekwować należność i współpracować dalej.

Skutki polubownej windykacji

Jeśli wszystko się powiedzie, to kontrahent niezwłocznie ureguluje należność albo zwróci się do Ciebie z prośbą o rozmowę i zawarcie np. ugody ratalnej albo o odroczenie terminu płatności. To zaś sprawia, że z jednej strony masz szansę dużo szybciej odzyskać swoje pieniądze, a z drugiej – masz całkowite panowanie nad sytuacją.

A jeśli się nie uda?

Cóż, wtedy przychodzi idealny czas na windykację twardą.

A Ty? Masz w swojej firmie jakieś procedury windykacyjne? Jakie? Opowiedz mi o nich!

A jeśli potrzebujesz pomocy w windykowaniu zaległości, zajrzyj do mojej OFERTY albo SKONTAKTUJ SIĘ ZE MNĄ.

Niezapłacona faktura – jak ściągać długi?

Niezapłacona faktura – jak ściągać długi?

Pytanie

Kontrahent nie opłacił faktury w terminie. Co zrobić i co mi przysługuje?

Niezapłacona faktura – któż z nas nie zmagał się z tym problemem? Zatory płatnicze są problemem wielu przedsiębiorców i często są przyczyną ogłaszania upadłości albo zamykania działalności gospodarczej. Przepisy prawa dają jednak kilka przydatnych narzędzi, które możesz wykorzystać do tego, by zdyscyplinować swojego kontrahenta oraz odzyskać koszty dochodzenia przeterminowanych należności.

Wezwanie do zapłaty

Twoim pierwszym krokiem powinno być skierowanie do kontrahenta wezwania do zapłaty. Dobre wezwanie powinno zawierać przede wszystkim wskazanie:

  • łącznej kwoty zaległości;
  • wskazanie podstawy do zapłaty (np. numery niezapłaconych faktur);
  • terminu do zapłaty;
  • numeru rachunku bankowego.

Co ważne, oprócz kwoty głównej możesz dochodzić tzw. należności ubocznych. Są to dodatkowe, przysługujące Ci kwoty, których głównym zadaniem jest zrekompensowanie Ci tego, że musiałeś czekać na swoje pieniądze (albo wręcz prowadzić ich windykację). To, jakie to będą należności, zależy od tego, czy mówimy o transakcji handlowej czy też o innym roszczeniu.

Więcej informacji o tym, jak napisać dobre wezwanie do zapłaty znajdziesz w tekście „Wezwanie do zapłaty – jak je napisać?”.

Faktura niezapłacona w transakcji handlowej

Transakcja handlowa to odpłatna umowa, która:

  • dotyczy dostawy towarów lub usług;
  • została zawarta pomiędzy podmiotami wymienionymi w art. 2 ustawy (tj. przedsiębiorcami, podmiotami publicznymi, osoba wykonującymi wolne zawody[1]);
  • została zawarta w związku z wykonywaną przez te osoby działalnością[2].

Jeśli transakcja wpisuje się we wszystkie te wymagania, to jest to „transakcja handlowa” – a w takim wypadku przysługują Ci dwie należności uboczne, to jest:

·        Odsetki za opóźnienie w transakcjach handlowych

Wysokość odsetek za opóźnienie w transakcjach handlowych w skali roku oblicza się według wzoru „Stopa referencyjna NBP + 10 punktów procentowych (dalej – pp)” (dla podmiotów publicznych będących podmiotami leczniczymi jest o 8 pp)[3].

Na dzień 1 czerwca 2022 roku jest to więc 15,25% (lub 13,25%) w skali roku. Więcej niż wynosi inflacja!

A więcej o odsetkach za opóźnienie przeczytasz w tekście Odsetki ustawowe i w transakcjach handlowych.

·        Rekompensata za koszty windykacji

Ponadto bez wezwania przysługuje Ci rekompensata za koszty odzyskiwania należności[4].

Jej wysokość stanowi równowartość kwoty:

1) 40 euro – gdy dług jest niższy niż 5000 złotych;

2) 70 euro – gdy dług jest wyższy niż 5000 złotych, ale niższy niż 50 000 złotych;

3) 100 euro – gdy dług jest równy lub wyższy od 50 000 złotych.

Równowartość kwoty rekompensaty jest ustalana przy zastosowaniu średniego kursu euro ogłoszonego przez NBP ostatniego dnia roboczego miesiąca poprzedzającego miesiąc, w którym zapadła data płatności.

Co ważne, rekompensata jest należna od każdej zaległej faktury oddzielnie i niezależnie od wysokości tej zaległości.

Niezapłacona faktura w innych przypadkach

Jeśli dochodzona przez Ciebie kwota nie pochodzi z transakcji handlowej (np. dlatego, że dłużnikiem jest konsument), to ustawa o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych nie znajdzie zastosowania. W jej miejsce stosować będziemy zasady ogólne, czyli przepisy kodeksu cywilnego (dalej – k.c.).

W takim wypadku również pierwszym krokiem powinno być wysłanie wezwania do zapłaty, jednak przysługiwać Ci będą tylko odsetki ustawowe za opóźnienie[5].

Odsetki ustawowe za opóźnienie

Odsetki ustawowe zasadniczo działają tak samo jak te dotyczące transakcji handlowych, ale różnią się od nich wysokością. Oblicza się je według wzoru „stopa referencyjna NBP + 5,5 pp”. Co jednak ważne, umowa może określać inną ich wysokość[6].

Jeśli więc sporządziłeś umowę na piśmie, to sprawdź, czy określa ona wysokość odsetek za opóźnienie.

Ważną zasadą jest ta, że odsetki umowne nie mogą przekraczać dwukrotności odsetek ustawowych za opóźnienie (tzw. odsetki maksymalne). Jeśli są wyższe, to wierzycielowi przysługują odsetki w wysokości maksymalnej.

A więcej o odsetkach ustawowych i umownych przeczytasz w tekście Odsetki ustawowe i w transakcjach handlowych.

A jeśli to nie przyniesie rezultatu?

Jeśli wezwanie do zapłaty zostanie zignorowane przez drugą stronę albo spotka się z jej jawnym sprzeciwem, to pozostają Ci trzy drogi:

  • odpuszczenie sprawy;
  • prowadzenie z dłużnikiem negocjacji lub rozmów w celu polubownego załatwienia sprawy;
  • skierowanie sprawy na drogę sądową.

A Ty spotkałeś się kiedyś z zatorami płatniczymi? Jak sobie z nimi poradziłeś? Udało Ci się wyegzekwować zaległości? 

Podziel się swoją historią w komentarzu! A jeśli potrzebujesz pomocy w windykacji swoich niezapłaconych faktur, to zajrzyj do mojej OFERTY lub od razu skontaktuj się ze mną przez zakładkę KONTAKT.

[1] Art. 2 ustawy o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych.

[2] Art. 4 pkt 1 tamże.

[3] Art. 4 ust. 3 pkt a i b tamże.

[4] Art. 10 tamże.

[5] Art. 481 k.c.

[6] Tamże.

Forma pisemna przez Internet – tak, ale jak?

Forma pisemna przez Internet – tak, ale jak?

Na moim blogu, i pewnie na wielu, wielu innych, nie raz spotkasz się z informacją, że określone działania wymagają formy pisemnej. I teoretycznie wydaje się, że sprawa jest bardzo prosta. Jeśli masz zawrzeć umowę w formie pisemnej, to potrzebujesz dwóch podpisów na egzemplarzu umowy, prawda? Prawda, ale tylko częściowa! Bo umowę na piśmie da się zawrzeć nawet przez Internet – musisz jednak spełnić kilka warunków.

Rzymski wynalazek, czyli oświadczenie woli

Niestety, zanim przejdziemy dalej, to muszę Cię zatrzymać na jeszcze jednym pojęciu – oświadczenia woli. Będzie nam się ono przewijać wielokrotnie w tym tekście (i pewnie w wielu następnych), dlatego chciałbym, żebyśmy mieli jasność.

Poniższy opis może się wydawać się ciut… archaiczny. To pewnie dlatego, że teoria oświadczeń woli pamięta pierwsze podręczniki prawa stworzone przez starożytnych Rzymian.

Oświadczenie woli to każde zachowanie człowieka, które ujawnia to, czego ta osoba tak naprawdę chce (czyli jej wolę). Złożenie przez człowieka takiego oświadczenia woli nazywamy czynnością prawną.

Czynność prawna może być jednostronna lub wielostronna.

Oświadczeniem woli jednostronnym jest takie, które dla wywołania skutku prawnego wymaga wyłącznie działania jednej osoby – na przykład wypowiedzenie umowy o pracę albo najmu lokalu. Jedna osoba składa oświadczenie o wypowiedzeniu umowy i ono już wywołuje skutek w postaci rozpoczęcia biegu okresu wypowiedzenia itd.

Czynności prawne wielostronne to najczęściej umowy i wymagają złożenia zgodnych oświadczeń woli. Innymi słowy, jeśli np. dwie osoby oświadczą sobie, że chcą zawrzeć umowę o określonej treści – to umowa taka zostaje zawarta. Jeśli więc przychodzisz do mnie i prosisz o audyt prawny Twojego sklepu internetowego, ja odpowiem – ok, daj mi na to tydzień i 399 zł netto – a Ty się na to zgodzisz, to zawarliśmy umowę. Dlatego, że złożyliśmy zgodne oświadczenia woli.

Zawarcie umowy przez Internet

No dobra, to nudną, rzymską cywilistykę mamy już za sobą, więc przełóżmy ją na dzisiejszy świat. Źródła donoszą, że Internet w Starożytnym Rzymie był słaby, wolny i niestabilny (np. zrywał połączenie gdy jakiś głodny gal zestrzelił jastrzębia niosącego wiadomość), więc żeby ustalić jak zawiera się umowy przez Internet musimy poszukać źródeł nieco bardziej aktualnych.

I znajdziemy je w naszym Kodeksie Cywilnym.

Kodeks dopuszcza zawieranie umów różnych formach – ustnie, formą dokumentową, pisemną, elektroniczną, notarialną i kilka innych będących dodatkowymi udziwnieniami (jak np. pisemna z datą pewną). Jednocześnie, tylko niektóre z umów wymagają dochowania określonej formy.

Formę, w jakiej umowa powinna zostać zawarta należy każdorazowo sprawdzić, biorąc pod uwagę przedmiot takiej umowy.

Zdecydowana większość umów zawieranych przez Internet może być zawarta w dowolnej formie. Tyczy się to na przykład umowy sprzedaży (którą zawieramy w sklepach internetowych), o świadczenie usług (którą zawieramy z usługodawcami np. ze mną) czy licencji (którą zawieramy korzystając z cudzych treści będących pod ochroną prawa autorskiego).

Możesz się jednak spotkać z sytuacją, w której z jakiegoś powodu będziesz musiał zawrzeć umowę na piśmie. Taka sytuacja zajdzie wtedy, gdy wymaga tego prawo (np. gdy umowa będzie przenosić autorskie prawa majątkowe, gdy zawierana jest umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych albo gdy zawierana jest umowa o pracę), albo gdy sam ustalisz ze swoim kontrahentem, że umowy, porozumienia czy aneksy muszą mieć formę pisemną.

Co wtedy? Czy umowę na piśmie da się zawrzeć na odległość?

I po tym bardzo przydługim wstępie możemy w końcu odpowiedzieć na to pytanie.

DA SIĘ.

Tylko jak to zrobić, żeby uniknąć pułapek czyhających na nieświadome niczego strony umowy?

Forma elektroniczna

Pierwszą z dwóch dostępnych dla Ciebie opcji jest zawarcie umowy w formie elektronicznej. Nie jest to forma pisemna, ale jest z nią równoważna, to znaczy

Jest to sposób coraz bardziej popularny, ale jednocześnie dostrzegam mnóstwo błędów z tym związanych. Wiele osób zawiera takie umowy korzystając na przykład z Profilu Zaufanego czy eDowodu osobistego.

Rozwiązania te jak najbardziej umożliwiają złożenie oświadczenia woli, ale umowa tak podpisana nie jest zawarta w formie elektronicznej.

Jedynym dopuszczalnym podpisem dla zachowania formy elektronicznej jest kwalifikowany podpis elektroniczny. To ten, który musisz kupić, odebrać w banku lub urzędzie potwierdzając swoją tożsamość a następnie nosisz przy sobie jak pendrive.

Każdy inny sposób podpisania dokumentu jest dochowaniem jedynie formy dokumentowej, która, jeżeli przepisy wymagają formy pisemnej, jest po prostu niewystarczająca.

Dlatego jeśli korzystasz z usług takich portali jak np. autenti.pl (nawiasem mówiąc – to znakomite rozwiązanie, zwłaszcza jeśli alternatywą jest zawarcie umowy w formie ustnej), to masz możliwość wyboru różnych form podpisania dokumentu – i wybór ten będzie miał znaczenie. Jeśli wybierzesz podpis polegający na potwierdzeniu tożsamości e-mailem i SMSem, to zawrzesz umowę w formie dokumentowej.

A jeśli podpiszesz umowę kwalifikowanym podpisem elektronicznym – to mamy formę elektroniczną.

Forma pisemna

Jeśli jednak nie chcesz wydać kilkuset złotych na kwalifikowany podpis elektroniczny, to pozostaje Ci druga opcja, czyli klasyczna forma pisemna – nazwijmy ją formą korespondencyjną.

Taka forma zawierania umów jest dość powszechna, ale jest tu bardzo, bardzo istotny szczegół, który większości przedsiębiorców umyka.

Jest dość powszechną wiedzą, że dla zachowania formy pisemnej wystarczające jest, że każda ze stron podpisze się na jednym z egzemplarzy umowy.

Z tego powodu wielu z nas, kiedy stwierdzimy, że potrzebujemy z kontrahentem z drugiego końca Internetu zawrzeć umowę na piśmie uzgadnia z nim warunki takiego kontraktu, a następnie drukuje umowę, podpisuje i przesyła skan. Druga strona robi to samo, i cyk – mamy umowę.

No i faktycznie, umowa jest, ale nie jest to forma pisemna.

Bo żeby mówić o dochowaniu formy pisemnej konieczna jest co najmniej wymiana własnoręcznie podpisanych dokumentów obejmujących treść oświadczenia woli. Wymiana. Własnoręcznie podpisanych. Dokumentów.

Upraszczając sytuację – tylko wtedy, gdy ze stron posiada egzemplarz umowy podpisany własnoręcznie przez drugą stronę jest zachowaniem formy pisemnej.

Dlatego jeśli zawierasz umowę w ten sposób, to jest świetną polityką archiwizacyjną skanowanie umowy i przesyłanie takiej kopii drugiej stronie. Po zeskanowaniu jednak zarówno Ty jak i druga strona musicie albo przesłać sobie podpisane przez siebie egzemplarze pocztą czy kurierem, albo wręczyć sobie osobiście podpisane przez siebie egzemplarze.

W przeciwnym razie nie ma formy pisemnej!

Skutki niedochowania formy pisemnej

Co jednak stanie się w sytuacji, gdy zawrzesz umowę nie dochowując wymaganej formy pisemnej?

Możliwe są dwa scenariusze i jest to zależne od tego, jaki rygor nadano zadanej formie zawarcia umowy.

I tak, jeśli umowa musi być zawarta na piśmie pod rygorem nieważności, to, EUREKA, umowa zawarta bez dochowania tej formy jest nieważna. Czyli nie przyniesie oczekiwanego skutku.

To sprawia, trzymając się podanych wcześniej przykładów, że umowa nie przeniesie autorskich praw majątkowych (bo umowa taka musi mieć formę pisemną pod rygorem nieważności) a aneks do umowy tak naprawdę nie wniesie żadnych zmian (zakładając, że strony umowy zastrzegły, że zmiany umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności).

Jeśli jednak takiego rygoru nie zastrzeżono, to mamy do czynienia z drugim scenariuszem – kiedy forma pisemna jest zastrzeżona dla celów dowodowych.

Umowa zawarta ze złamaniem takiego rygoru jest ważna i skuteczna, ale w razie sporu nie będzie możliwe korzystanie z zeznań świadków oraz stron na okoliczność zawarcia umowy i jej treści. Będzie to możliwe jedynie w przypadku, gdy strony umowy wyrażą na to zgodę, jeśli żąda tego konsument w sporze z przedsiębiorcą albo gdy treść umowy zostanie uprawdopodobniona za pomocą dokumentu.

Prawo przewiduje jednak ciekawy wyjątek dla umów B2B. Otóż przepisów o formie pisemnej zastrzeżonej dla celów dowodowych nie stosuje się do umów, w której obie strony są przedsiębiorcami. W takim przypadku niedochowanie formy pisemnej skutkuje… niczym. Umowa jest tak samo ważna i wiążąca jakby została zawarta w formie pisemnej.

Logiczne? Nie. Ale co ja poradzę?

Podsumowanie

Podsumowując powyższy tekst trzeba podkreślić, że żeby zawrzeć umowę na piśmie nie musisz spotykać się ze swoim kontrahentem. W dobie Internetu i coraz bardziej powszechnej współpracy zdalnej takie rozwiązanie byłoby bardzo drogim sposobem marnowania czasu.

Jeśli chcesz zawrzeć umowę na piśmie, ale przez Internet, musisz:

  • zawrzeć umowę podpisując umowę kwalifikowanym podpisem elektronicznym;
  • wymienić się ze swoim kontrahentem podpisanymi przez was egzemplarzami umowy – tak, żeby każdy z Was miał egzemplarz podpisany przez drugą stronę.

Jeśli jednak forma pisemna jest zastrzeżona bez rygoru nieważności, zadbaj chociaż o dochowanie jakiejkolwiek formy, w której będziesz posiadał jakikolwiek dokument w ręku.

Jeśli jednak umowa ma być zawarta pod rygorem nieważności na piśmie, to musisz zadbać o to, żeby dochować wymogów opisanych powyżej. Jeśli tego nie zrobisz, to niestety…

Klauzule abuzywne w e-commerce (TOP 10 cz. II)

Klauzule abuzywne w e-commerce (TOP 10 cz. II)

Klauzule abuzywne, zwane też niedozwolonymi, są bliskie sercu każdemu właścicielowi sklepu internetowego. O tym, czym one są, jak działają i co się stanie jeśli ich użyjesz opowiadałem w części I. Dziś, w drugim odcinku, przejdziemy przez kolejne 5 postanowień regulaminów sklepów internetowych, których, uwierz, lepiej w dokumentach nie mieć.

VI. Stan zwracanego towaru i jego opakowanie

Wyrok Sądu Okręgowego w Warszawie – Sąd Ochrony Konkurencji i Konsumentów z 26 maja 2017 roku, XVII AmC 1858/16

Zwracany towar nie może nosić oznak użytkowania. Każdy element musi być kompletny i fabrycznie zapakowany, towar dostarczony w oryginalnym opakowaniu w stanie niezmienionym. W przypadku niespełnienia powyższego warunku produkt nie zostanie przyjęty.

Każdy sprzedawca chciałby, żeby zwroty towarów tak właśnie wyglądały. Niestety, jest to jeden z tych snów, które nigdy się nie spełniają.

Przepisy ustawy o prawach konsumenta dość szczegółowo opisują zasady zwrotu towarów przez konsumenta.

Konsument, w ciągu 14 dni od dnia doręczenia produktu ma prawo do odstąpienia od umowy, co skutkuje tym, że umowę uznaje się za nigdy nie zawartą. To zaś powoduje, że strony umowy, czyli konsument i sprzedawca, powinny zwrócić sobie nawzajem to, co na podstawie umowy świadczyły.

Sprzedawca zwraca płatności (o tym za chwilę), a konsument zwraca towar.

Jak wskazuje przepis, zwrot towaru musi nastąpić niezwłocznie. Konsument ponosi jednak odpowiedzialność za zmniejszenie wartości rzeczy będące wynikiem korzystania z niej w sposób wykraczający poza konieczny do stwierdzenia charakteru, cech i funkcjonowania rzeczy (art. 34 ustawy).

Z tego przepisu można wyciągnąć kilka wniosków:

  • fakt, że towar został w jakiś sposób uszkodzony albo opakowanie zniszczone nie pozbawia konsumenta prawa do odstąpienia od umowy;
  • konsument może skorzystać z rzeczy w takim zakresie, w jakim jest to konieczne do stwierdzenia charakteru, cech i funkcjonowania rzeczy – w szczególności może więc rozpakować produkt i go używać;
  • konsument ponosi odpowiedzialność tylko za zmniejszenie wartości rzeczy na skutek przekroczenia w/w uprawnień – jest wtedy zobowiązany do zapłaty odszkodowania na rzecz sprzedawcy.

Zatem zwracany towar może nosić oznaki użytkowania – ale tylko takie, które są konieczne do stwierdzenia charakteru, cech i funkcjonowania rzeczy. Nawet jednak, jeśli posiada inne wady czy usterki, to nadal konsument ma prawo do skutecznego odstąpienia od umowy, a jedynie ponosi odpowiedzialność odszkodowawczą za uszkodzenie tego towaru.

Nieważne są postanowienia, które ograniczają to uprawnienie konsumenta – na przykład takie, jak omawiane powyżej.

 

VII. Koszty przesyłki przy odstąpieniu od umowy

Wyrok Sądu Okręgowego w Warszawie – Sąd Ochrony Konkurencji i Konsumentów z 20 listopada 2017 roku, XVII AmC 1729/16

Koszt dostawy oraz zwrotu produktu nie jest zwracany przez sklep.

To kolejny przykład klauzuli, która nie tylko jest niezgodna z dobrymi obyczajami, ale wręcz z powszechnie obowiązującym prawem.

Obowiązek zwrotu kosztów dostawy produktu w przypadku odstąpienia od umowy przez konsumenta reguluje art. 32 ust. 1 i 33 ustawy o prawach konsumenta. Zgodnie z tymi przepisami przedsiębiorca ma obowiązek zwrócić konsumentowi wszystkie dokonane płatności, w tym koszt dostarczenia rzeczy. Jeśli jednak konsument wybrał inny sposób dostawy niż najtańszy oferowany przez sprzedawcę, to zwrotowi podlega koszt przesyłki do wysokości ceny najtańszej oferowanej przez przedsiębiorcę przesyłki.

Konsument na swój koszt musi jedynie odesłać rzecz – a i to w określonych przypadkach, tj. gdy przedsiębiorca nie zgodził się samodzielnie odebrać towaru.

Regulamin sklepu internetowego nie może być sprzeczny z treścią obowiązujących przepisów, zwłaszcza na niekorzyść konsumenta, w związku z czym postanowienie ograniczające prawa konsumenta do zwrócenia mu kosztów najtańszej oferowanej przez sprzedawcę przesyłki nie mogło się utrzymać.

 

VIII. Darmowa przesyłka a odstąpienie od umowy

Wyrok Sądu Okręgowego w Warszawie – Sąd Ochrony Konkurencji i Konsumentów z 21 marca 2016 roku, XVII AmC 32970/13

W przypadku zwrotu towaru, Klient ponosi koszty za transport w obie strony. W przypadku „darmowej wysyłki” faktyczny koszt wysyłki ponoszony przez sprzedawcę jest przenoszony na Klienta wg pełnych stawek transportowych.

Klauzula, która jest niejako „przedłużeniem” poprzedniej.

Wiadomą rzeczą jest, że nie ma darmowych obiadów, więc koszty „darmowej przesyłki” ponoszone są przez sprzedawcę (a w praktyce – przenoszone na konsumenta w marży na sprzedawane produkty). Przepisy prawa konsumenckiego czy w ogóle cywilnego nie regulują tego typu „darmowych” świadczeń, należy je więc oceniać tak samo, jak każde inne postanowienie umowne dotyczące kosztów wysyłki.

W związku z powyższym nie ma oczywiście żadnych podstaw do tego, żeby, w przypadku odstąpienia od umowy, kosztami „darmowej” przesyłki obciążać konsumenta.

Z jednej strony przedsiębiorca i tak ma przecież obowiązek zwrócenia konsumentowi koszty najtańszej przesyłki (patrz wyżej), w związku z czym koszt dostawy towaru do konsumenta ponosi sprzedawca.

Z drugiej jak się nad tym dobrze zastanowić, to gdyby pozwolić na stosowanie takiej klauzuli, to przedsiębiorca taki byłby uprzywilejowany. Doprowadzilibyśmy do sytuacji, w której koszty płatnej przesyłki są zwracane konsumentowi, a koszty darmowej przesyłki zachowuje przedsiębiorca.

Sytuacja oczywiście absurdalna, więc rozsądnym wyjściem było uznanie, że tego typu klauzula również jest niedozwolona.

 

IX. Sąd właściwy do rozstrzygania sporów

Wyrok Sądu Okręgowego w Warszawie – Sąd Ochrony Konkurencji i Konsumentów z 26 stycznia 2010 roku, XVII AmC 722/09

Sądem właściwym do rozstrzygania sporów wynikających z umowy sprzedaży jest sąd właściwy dla siedziby Sklepu.

Klauzula wyboru sądu właściwego ma bardzo bogatą tradycję oraz silne umocowanie w przepisach prawa. Co do zasady nie ma żadnych przeszkód, żeby strony umowy w dowolny sposób ustaliły sobie który sąd jest właściwy dla rozpoznania sporów wynikających z tej umowy.

Niestety, nie jest jednak możliwe stosowanie takiej klauzuli w regulaminach czy wzorcach umowy w stosunku do konsumentów. Jest to bowiem niezgodne z treścią art. 385(3) pkt 23 kodeksu cywilnego.

W orzeczeniach sądowych wskazuje się, że tego typu klauzula prowadzi do pogorszenia sytuacji konsumenta, zwłaszcza w przypadku, gdy mówimy o sprzedaży wysyłkowej, czyli takiej, gdzie sprzedawcę i kupującego dzielić może bardzo wiele kilometrów. Ogranicza się bowiem prawa konsumenta do rozpoznania jego sprawy przez sąd oraz dodatkowego osłabia jego pozycję w sporze z przedsiębiorcą, a zatem jest klauzulą sprzeczną z dobrymi obyczajami.

Trudno się z tym nie zgodzić.

 

X. Jak zmienić regulamin sklepu?

Wyrok Sądu Okręgowego - Sądu Ochrony Konkurencji i Konsumentów z dnia 19 lipca 2017 r. XVII AmC 1849/16

Właściciel sklepu zastrzega sobie prawo do zmiany treści regulaminu bez konieczności powiadamiania użytkowników.

Last, but not least!

Ostatnia z klauzul dotyczy zmiany treści regulaminu, którego treść wiąże konsumenta i przedsiębiorcę, ale bez ciut szerszego omówienia może być źle zrozumiana, dlatego zatrzymam się przy niej odrobinę dłużej.

Jest rzeczą oczywistą, że przyznanie jednej ze stron umowy prawa do jednostronnej zmiany jej treści jest znaczącym uprzywilejowaniem tej strony. Sąd, orzekając o tym, że jest to klauzula abuzywna, stanął na twardym stanowisku wskazując, że możliwość jednostronnej zmiany treści umowy przez przedsiębiorcę należy uznać za niczym nieuzasadnione uprawnienie dla silniejszej strony kontraktu, sprzeczne z dobrymi obyczajami, szczególnie z zasadą pewności obrotu, zaufania stron oraz nienadużywania w stosunku do słabszego uczestnika obrotu posiadanej przez przedsiębiorcę przewagi ekonomicznej.

Nie możesz więc przyznać sobie prawa do jednostronnej zmiany treści regulaminu, ponieważ będzie to naruszeniem praw konsumenta.

Tylko… skoro tak, to w jaki sposób możesz wprowadzić jakiekolwiek zmiany w swoim sklepie? Czy to znaczy, że każda zmiana regulaminu sklepu wiąże się z koniecznością przesyłania wszystkim klientom, którzy kiedykolwiek coś w sklepie kupili, informacji o zmianie regulaminu i prośby o wyrażenie zgody na tę zmianę?

W mojej ocenie nie.

Sąd wskazał, że brzmienie postanowienia analizowanego przez Sąd wyraźnie natomiast wskazuje, że sprzedawca zastrzega sobie „prawo do zmiany regulaminu”, co konsument może odczytać także jako prawo sprzedawcy do zmiany warunków zawartej już transakcji.

Czyli – sprzedawca nie może zmienić treści już zawartej umowy, co jest jasne. Do umów zawartych przed zmianą regulaminu musi więc znajdować zastosowanie regulamin w brzmieniu dotychczasowym (taką klauzulę powinieneś w swoim regulaminie umieścić). Tyczy się to zarówno umów incydentalnych (np. pojedynczych umów sprzedaży) jak i ciągłych, o świadczenie usług (ot, na przykład abonamentu na usługi prawne).

Oczywiście możesz uzgodnić stosowanie nowych warunków, ale potrzebujesz do tego zgody konsumenta. Potraktuj to jak aneks do umowy.

Jeśli zgody konsumenta nie uzyskasz, to stosujesz zasady określone w regulaminie, który konsument zaakceptował (czyli dotychczasowe).

Jeśli jednak masz w swojej bazie klientów, którzy nie posiadają „czynnej” umowy z Tobą (bo łącząca Was umowa została już wykonana w całości albo rozwiązana), to moim zdaniem masz obowiązek informowania ich o zmianie regulaminu i uzyskiwania zgody na stosowanie nowych zasad tylko w przypadku, gdy zmiany w regulaminie bezpośrednio te osoby dotyczą.

Na przykład – jeśli zmieniasz w regulaminie postanowienia dotyczące terminów dostawy, to nie musisz ich uzgadniać z klientami, którzy swoje towary już od Ciebie otrzymali. Te postanowienia nie będą ich dotyczyły, dopóki nie zawrą z Tobą nowej umowy – ale wtedy zaakceptują już nowy regulamin, więc tym bardziej nie musisz się o to martwić.

Jeśli jednak będziesz wprowadzać zmiany w postanowieniach dot. trybu wnoszenia reklamacji, to powinnaś już wziąć te osoby pod uwagę.

I jeszcze drobny pro-tip praktyczny na koniec – jeśli wprowadzisz zmianę w regulaminie, to bardzo dobrą praktyką jest przy tym pozostawianie na stronie internetowej sklepu poprzednich wersji regulaminu (np. w formie plików PDF).

Zostaw pod treścią aktualnego regulaminu linki do pobrania poprzednich wersji regulaminu. Oznacz jest datami, w których dana wersja obowiązywała. Podziękujesz za kilka lat, gdy pojawi się pożar pod tytułem „a jaka to wersja regulaminu obowiązywała 14 maja 2022 roku?!”

Bo domyślam się, że nie znasz swojego regulaminu na pamięć. Czy znasz?

Czy to wszystkie klauzule abuzywne?

Niestety nie.

Przepisy prawa, zarówno kodeksu cywilnego jak i ustawy o prawach konsumenta, nie określają pełnego katalogu klauzul niedozwolonych. Za klauzule abuzywne będzie się uważało wszelkie postanowienia regulaminu, które wpiszą się w przesłanki opisane w pierwszym akapicie części I tego wpisu.

Dlatego, gdy będziesz przeglądać regulamin swojego sklepu, zwróć uwagę nie tylko na to, czy posiadasz klauzule abuzywne wymienione w tym tekście. Zastanów się nad tym, czy któreś z innych postanowień nie są takimi, które kształtują prawa i obowiązki konsumenta w sposób sprzeczny z dobrymi obyczajami, rażąco naruszając jego interesy.

A jeśli nie chcesz tego zrobić samodzielnie – umów się na AUDYT regulaminu sklepu lub STWORZENIE REGULAMINU od podstaw.

Klauzule niedozwolone w e-commerce (TOP 10 cz. I)

Klauzule niedozwolone w e-commerce (TOP 10 cz. I)

Jeśli prowadzisz sklep internetowy, to zagadnienia związane z klauzulami niedozwolonymi w regulaminie są Ci bardzo bliskie. Nawet, jeśli o tym nie wiesz. A skoro tak, i skoro jako profesjonalista zmuszony jesteś do znajomości obowiązującego prawa oraz następstw z niego wynikających to musisz też znać najważniejsze klauzule abuzywne. Dlatego, specjalnie dla Ciebie, przygotowałem zestawienie obejmujące najważniejsze klauzule niedozwolone w e-commerce!

Przyznam szczerze, że zamierzałem wybrać 5 najważniejszych klauzul niedozwolonych i „ogarnąć” je jednym tekstem. Jednak, kiedy zacząłem przygotowywać tę listę, doszedłem do wniosku, że 5 to zdecydowanie za mało. Dlatego wybrałem dla Ciebie aż 10 klauzul, których za nic w świecie nie powinieneś mieć w regulaminie swojego sklepu internetowego. Ale tak serio za nic.

A ponieważ jest ich aż tyle, a przy każdej chciałbym powiedzieć kilka słów, to rozbiłem cały tekst rozbiłem na dwie części. Dlatego dziś część pierwsza, a już w najbliższy wtorek – druga!

Co to są klauzule niedozwolone (abuzywne)?

Klauzule niedozwolone, zwane też abuzywnymi, to takie postanowienia umów lub regulaminów, które:

  • dotyczą sprzedaży konsumenckiej (czyli do osób nieprowadzących działalności gospodarczej – nie ma klauzul niedozwolonych w obrocie B2B i C2C);
  • nie zostały uzgodnione indywidualnie z konsumentem (czyli takie, na których treść konsument nie miał wpływu – dotyczą więc m.in. wzorców umów, regulaminów, OWU itp. a nie indywidualnie negocjowanych kontraktów);
  • nie dotyczą jednoznacznie określonego świadczenia głównego umowy, w tym ceny lub wynagrodzenia;
  • kształtują prawa i obowiązki konsumenta w sposób sprzeczny z dobrymi obyczajami, rażąco naruszając jego interesy (przy czym za takie klauzule uważa się także postanowienia sprzeczne z obowiązującymi przepisami).

Jeśli klauzula spełnia wszystkie trzy wyżej opisane warunki, to jest niedozwolona – a to znaczy, że nie wiąże konsumenta (czyli umowę czyta się tak, jakby tej klauzuli w niej nie było) narażając przy tym właściciela sklepu na kary pieniężne nakładane przez UOKiK albo sąd.

I jeśli się nad tym zastanowić, to stosowanie w umowach konsumenckich klauzul niedozwolonych może prowadzić do bardzo, bardzo dotkliwych konsekwencji, wykraczających daleko poza konieczność zapłaty kary administracyjnej. No bo… czy słyszałeś kiedyś o frankowiczach i ich wiktoriach w sporach z sądami?

Frankowicze wygrywają, bo banki stosowały w swoich umowach klauzule niedozwolone.

Warto więc skalę problemu docenić i unikać klauzul niedozwolonych w regulaminie sklepu i umowach, które stosujesz w relacjach z konsumentami.

A jakie klauzule niedozwolone związane z e-commerce przewijają się najczęściej? Które mogą uderzyć w Ciebie najboleśniej? Oto mój, subiektywny wybór wraz z krótkim omówieniem!

 

I. Opisy produktów

Wyrok Sądu Okręgowego w Warszawie – Sąd Ochrony Konkurencji i Konsumentów z 22 maja 2017 roku, XVII AmC 764/15

Właściciel sklepu internetowego dokłada wszelkich starań, aby opisy i dane techniczne umieszczonych w sklepie produktów/usług były zgodne z rzeczywistością. Nie ponosi jednak odpowiedzialności za błędne podanie parametrów i właściwości towaru, lub nagłą ich zmianę przez jego producenta.

Niestety, ponosi.

Odpowiedzialność za poinformowanie konsumenta o cechach nabywanego przez niego produktu spoczywa tylko i wyłącznie na sprzedawcy – czyli m.in. na Tobie. To sprzedawca musi precyzyjnie poinformować klienta o głównych cechach Twojego świadczenia i nie może się od tej odpowiedzialności względem konsumenta uwolnić.

Dzieje się tak dlatego, że z chwilą zakupu klient zawiera z sprzedawcą umowę sprzedaży oferowanego w sklepie towaru. Treść tej umowy wyznaczają regulamin sklepu oraz stworzony przez sprzedawcę opis produktu.

Jeśli więc produkt będzie niezgodny z opisem, to będzie też niezgodny z umową, co prowadzi do odpowiedzialności sprzedawcy z tytułu rękojmi.

Jeśli sprzedawca chce zdjąć z siebie odpowiedzialność za podanie błędnych parametrów i właściwości towaru albo ich nagłe zmiany, to musi jej dochodzić u producenta lub osoby, która mu towar sprzedała. Pomoże mu w tym dobrze skonstruowana umowa z dostawcą oraz przepisy kodeksu cywilnego – art. 576(1) – 576(5).

 

II. Wykorzystanie danych kupującego do celów marketingowych

Wyrok Sądu Okręgowego w Warszawie – Sąd Ochrony Konkurencji i Konsumentów z 3 listopada 2015 roku, XVII AmC 30518/13

Dane zamawiającego wykorzystywane będą w celu przesyłania materiałów reklamowych.

Przetwarzanie danych osobowych klienta sklepu odbywa się oczywiście na podstawie przepisów RODO, ale także ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną oraz ustawy prawo telekomunikacyjne (w zakresie zakazu SPAMowania, czyli przesyłania niezamówionych informacji handlowych).

Zasadą jest, że przetwarzanie danych w celach marketingowych powinno następować na podstawie zgody osoby, której dane dotyczą. Powinna ona przynajmniej świadomie podać swój adres e-mail czy numer telefonu i zgodzić się na to, żeby prowadzono w ten sposób komunikację marketingową. Zasada rozliczalności wymaga jednak, żeby to administrator danych osobowych mógł wykazać, że osoba, której dane dotyczą wyraziła zgodę na przetwarzanie jej danych.

Zatem tak czy inaczej zgody marketingowe trzeba nie tylko zbierać, ale i ewidencjonować.

Jednocześnie, zgoda marketingowa nie może być udzielona domyślnie i nie może być warunkiem świadczenia usług albo sprzedaży. Innymi słowy – musisz wyodrębnić zgodę na przetwarzanie danych w celach marketingowych.

Nie możesz przyjmować domyślnie, że zgoda zostaje udzielona. Nie możesz też zmuszać konsumenta do wyrażenia takiej zgody ani uzależniać wykonanie umowy od jej udzielenia.

Ta klauzula niedozwolona jest już dość rzadka, bo od czasu wejścia w życie RODO świadomość przedsiębiorców znacznie wzrosła. Niestety jednak, w mniejszych sklepach wciąż zdarzają się tego typu „kleksy” – są one bardzo niebezpieczne, bo mogą zainteresować Twoją osobą nie tylko Urząd Ochrony Konkurencji i Konsumentów, ale też Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

 

III. Odpowiedzialność za usługę przewozu

Wyrok Sądu Okręgowego w Warszawie – Sąd Ochrony Konkurencji i Konsumentów z 6 listopada 2017 roku, XVII AmC 1251/16

Sklep nie ponosi odpowiedzialności za nieterminowe dostarczenie przesyłek przez Pocztę Polską oraz firmę kurierską oraz za uszkodzenia przesyłki powstałe w czasie transportu.

Właściwie to ponosi.

Wiem, co właśnie pomyślałeś i w zasadzie się z Tobą zgadzam. Przecież poza kontrolą Twojego sklepu jest to, że przesyłka zostanie uszkodzona w transporcie albo dostarczona z opóźnieniem, więc dlaczego miałbyś za to odpowiadać?

Prawda jest taka, że włączenie tego postanowienia do rejestru klauzul niedozwolonych bez szerszego wyjaśnienia jest trochę mylące.

Sprzedawca odpowiada przed konsumentem za nieterminowe dostarczenie przesyłki i jej uszkodzenie tylko dlatego, że przecież to sprzedawca zawiera z Pocztą Polską czy firmą kurierską umowę przewozu. Tylko sprzedawca może złożyć reklamację na uszkodzenia przesyłki czy opóźnioną dostawę.

Skoro tak, to oczywiście nieracjonalnym byłoby, żeby to konsument miał dochodzić ewentualnych roszczeń od tych podmiotów, ponieważ nie ma on podstawy prawnej do dochodzenia tych roszczeń.

… natomiast…

Za opóźnienie w dostawie albo uszkodzenie przesyłki odpowiada oczywiście przewoźnik, ale odpowiedzialność ta następuje względem sprzedawcy. To sprzedawca ma tak prawo, jak i wszelkie narzędzia, do dochodzenia odszkodowania od przewoźnika.

Innymi słowy schemat odpowiedzialności jest taki, że:

  • sprzedawca odpowiada przed konsumentem za opóźnienia czy uszkodzenia przesyłki w transporcie, a następnie
  • sprzedawca może dochodzić odszkodowania od przewoźnika zgodnie z treścią umowy albo na zasadach ogólnych, określonych przepisami prawa.

IV. Konieczność sprawdzenia przesyłki

Wyrok Sądu Okręgowego w Warszawie – Sąd Ochrony Konkurencji i Konsumentów z 16 stycznia 2018 roku, XVII AmC 1825/15

Sprawdzenie przesyłki przy odbiorze jest niezbędnym warunkiem uwzględnienia ewentualnych roszczeń Klienta z tytułu uszkodzenia oraz okradzenia przesyłki w transporcie.

Żaden z przepisów prawa nie upoważnia sprzedawcy do nałożenia na konsumenta tego typu obowiązku. Istnieje on jedynie przy sprzedaży na rzecz przedsiębiorców i skutkuje domniemaniem, że przesyłka została przedsiębiorcy dostarczona bez uszkodzeń i w całości.

Tego typu klauzula często występuje wraz z zobowiązaniem konsumenta do spisania protokołu uszkodzenia wraz z listonoszem albo kurierem. Ewentualnie z obowiązkiem otworzenia przesyłki w obecności kuriera. I, jak się słusznie domyślasz, one również są niedozwolone.

Dzieje się tak dlatego, że tego typu postanowienia definitywnie wyłączałyby odpowiedzialność sprzedawcy, co, zdaniem sądów, jest postępowaniem nieuczciwym, a przez to rażąco naruszającym prawa konsumenta.

Zresztą tego typu postanowienia można by nazwać zwyczajnie fasadowymi – wie o tym każdy, kto próbował zatrzymać listonosza albo kuriera do czasu rozpakowania przesyłki i sprawdzenia, czy nie została ona uszkodzona w transporcie.

 

V. Dowód zakupu do reklamacji i zwrotu

Wyrok Sądu Okręgowego w Warszawie – Sąd Ochrony Konkurencji i Konsumentów z 2 czerwca 2016 roku, XVII AmC 639/16

Podstawą do reklamacji, naprawy gwarancyjnej jest dowód zakupu wydawany razem z towarem (faktura VAT, oryginalny paragon).

Ta klauzula pojawia się w regulaminach bardzo często i w rozmaitych konfiguracjach i kontekstach. Czy to do reklamacji, czy odstąpienia od umowy (tj. zwrotu towaru w ciągu 14 dni), czy do gwarancji… i za każdym razem jest to błąd.

Konsument w istocie powinien przedstawić dowód zakupu (no bo z czegoś jego uprawnienie do reklamacji musi wynikać), ale może to być dowolny dowód. Wydruk z konta użytkownika w sklepie? Proszę bardzo. Dowód przelewu? Jak najbardziej. Korespondencja e-mail z potwierdzeniem zamówienia? Jeszcze jak!

Orzecznictwo sądów jest jasne – nie możesz uzależniać rozpatrzenia reklamacji/zwrotu/gwarancji itp. od tego, czy konsument dysponuje oryginalną fakturą lub paragonem. Wystarczający jest jakikolwiek dowód zakupu!

 

Dotarliśmy już do połowy naszej listy!

W kolejnej części omówimy sobie klauzule dotyczące obowiązku zwrotu towaru w stanie nienaruszonym i w oryginalnym opakowaniu, zasady zwrotu płatności, wyboru właściwego sądu oraz rozstrzygniemy w jaki sposób wprowadzać zmiany w treści regulaminu, żeby było to zgodne z przepisami prawa.

A tymczasem bardzo dziękuję za Twoją uwagę i poproszę o komentarz – która z klauzul najbardziej Cię zaskoczyła?

Napisz!

A jeśli potrzebujesz pomocy w sporządzeniu regulaminu sklepu internetowego albo chciałbyś przeprowadzić jego profesjonalny audyt, to zajrzyj do mojej OFERTY i napisz do mnie!

Gdzie jest mój rzepak?! #casestudy cz. I

Gdzie jest mój rzepak?! #casestudy cz. I

Na blogu było ostatnio ciężko i bardzo merytorycznie. Jakkolwiek to właśnie merytoryki i profesjonalizmu oczekuje się od prawnika najbardziej, to chciałbym, żeby ten blog nie był tylko zimnym, suchym miejscem, gdzie będziesz szukać instrukcji obsługi kolejnych i kolejnych przepisów prawa. Dlatego postanowiłem opowiedzieć Ci historię. O rzepaku.

Niemal każdy wyrok sądu to jakaś historia, emocjonalna opowieść o krzywdzie i stracie. Dlatego wymyśliłem sobie, że tego typu case study może być dla Ciebie ciekawą odskocznią od codziennego czytania o spółkach, podatkach i umowach.

No ale nie byłbym sobą, gdybym nie dał Ci jednocześnie czegoś wartościowego. Dlatego na zakończenie omówię dla Ciebie błędy obu stron postępowania – ale nie błędy procesowe tylko te, które doprowadziły do powstania sporu. Wszystko po to, żebyś wnioski płynące z tej historii mógł przełożyć również na swoją firmę.

Dziś przed Tobą historia o rzepaku i dwóch mężczyznach, którzy popełnili poważne błędy w strzeżeniu swoich interesów. ale tylko jednemu z nich się one upiekły.

Zapraszam!

Czerwiec 2010 roku.

Sławomir S., właściciel pól w okolicy Lipna w województwie Kujawsko Pomorskim, spodziewał się w tym roku przyzwoitych zbiorów. Choć ceny rynkowe rzepaku w 2010 roku nie rzucały na kolana, to wysokie plony mogła to zrekompensować. Wszystko rosło jak należy, więc pozostawała już tylko najważniejsza sprawa – zakontraktowanie nabywców swoich upraw.

(Nawiasem mówiąc wiesz, że rzepak to odmiana KAPUSTY?!)

Jednym z jego klientów został Wiesław Ż., który parał się pośrednictwem w sprzedaży płodów rolnych. Skupował je od mniejszych rolników i hurtowo sprzedawał do jeszcze większych dostawców.

Sławomir i Wiesław dogadali się co do ceny i ilości rzepaku 10 czerwca 2010 roku. Podpisali umowę sprzedaży 25 ton rzepaku za cenę około 1.250 zł + VAT za tonę. W umowie zapisano postanowienie, że ilość sprzedanego rzepaku może być większa lub mniejsza od zamówionej o 5%, a Wiesław Ż. zabezpieczył swój interes karą umowną –  w przypadku niezrealizowania dostawy Sławomir S. zapłaci karę umowną w wysokości 10% wartości tej dostawy.

Dokładnie dwa tygodnie później, 24 czerwca 2010 roku, Wiesław Ż. znalazł odbiorcę na płody rolne – E. sp. z o.o. Zgodził się sprzedać jej 800 ton rzepaku do dnia 31 sierpnia 2010 roku. A ponieważ wielkość zamówienia zaskoczyła nawet jego, to musiał poszukać dodatkowych dostawców… albo zakupić więcej od tych, z którymi zawarł już umowę.

Wiesław skontaktował się z Sławomirem S. i zamówił dodatkowe 50 ton rzepaku. Strony doszły do porozumienia i tę umowę również zawarli na piśmie – z identycznymi warunkami i terminami.

W sprawie mamy zatem dwie umowy – (1) Wiesława Ż. z Sławomirem S. na dostawę łącznie 75 ton rzepaku oraz (2) Wiesława Ż. z E. sp. z o.o. na dostawę 800 ton rzepaku.

Obie miały zostać wykonane w terminie do 31 sierpnia 2010 roku.

Jesień 2010

Zbiory były udane. Sławomir S. zmagazynował plony i niecierpliwie oczekiwał na kontakt ze strony Wiesława Ż. – ten dotychczas nie opłacił zamówienia. Sławomir S. znał jednak realia rynku płodów rolnych i czekał cierpliwie, wierząc w uczciwość swojego kontrahenta.

I nie zawiódł się!

Wiesław Ż. zapłacił za całe 75 ton na początku września 2010 roku i ustnie dogadał się z Sławomirem, że przyjedzie po rzepak własnym transportem. Potrzebował jednak jeszcze chwili czasu w związku z utrudnieniami w transporcie. Sławomir S. nie miał nic przeciwko.

Odbiór nastąpił 13 października 2010 roku. I wszystko potoczyłoby się dobrze, ale… Wiesław Ż. odebrał tylko 65 ton.

Sławomir S. został postawiony w dość niezręcznej sytuacji. Z jednej strony otrzymał przecież zapłatę za całość zamówienia, z drugiej – musiał ponosić koszty magazynowania 10 ton rzepaku, których przecież nie wkalkulował w cenę sprzedaży. Miał czekać na to, aż Wiesław Ż. zgłosi się po pozostały towar.

A przecież rzepak to żywność, zatem nie może bezterminowo po prostu leżeć w silosie.

Lipiec 2011 roku.

Minęło kilka miesięcy, a status quo pozostało… statusem quo właśnie.

Sławomir S. zaczął się niecierpliwić. Nadchodziły kolejne zbiory, a 10 ton zeszłorocznego rzepaku zalegało w silosie. Musiał jakoś opróżnić magazyn, tym bardziej, że rzepak zaczął się psuć.

W tych okolicznościach podjął decyzję, która wydaje się być całkiem racjonalna i uczciwa. Zwrócił Wiesławowi Ż. należność za 10 ton rzepaku i przeznaczył go na paszę dla swojego bydła.

Tak zwane „wyjście z twarzą”.

Ale takie rozwiązanie sprawy nie wprawiło Wiesława w zachwyt…

Wiesław niezachwycony

Sprawa trafiła do Sądu Rejonowego w Lipnie, bo Wiesław Ż. stwierdził, że przez zachowanie Sławomira S. poniósł szkodę.

Wskazał, że w dniu 28 czerwca 2011 roku musiał zakupić rzepak u innego dostawcy, żeby wywiązać się ze swojej umowy z E. sp. z o.o. A ponieważ ceny rynkowe rzepaku wzrosły, to zapłacił za niego drożej niż miał zapłacić Stanisławowi S. – i to była szkoda, której wyrównania żądał od Sławomira.

Ponadto, zgodnie z treścią umowy, zażądał zapłaty kary umownej w kwocie stanowiącej równowartość 10% należności za niedostarczony rzepak.

Mamy więc dwa roszczenia w jednym pozwie.

Sąd Rejonowy w Lipnie uznał, że Wiesław Ż. nie ma racji i powództwo oddalił.

Wskazał, że przecież to Wiesław Ż. nie odebrał w terminie rzepaku, który zakupił. Sławomir S. umożliwił mu przyjęcie całości przedmiotu umowy, ale Wiesław Ż. zabrał tylko część zamówienia z przyczyn leżących wyłącznie po swojej stronie. Wiesław Ż. pozostawał w zwłoce (czyli w opóźnieniu, za które ponosił winę) w realizacji swojego zobowiązania do obioru towaru.

A ponieważ Sławomir S. rozliczył się z otrzymanej kwoty zwracając część ceny, która była mu nienależna, to uznano, że nie ponosi on żadnej winy, zatem i odpowiedzialności ponosić nie może. Zarówno co do odszkodowania, jak i kary umownej.

No i cóż, Wiesław Ż. znów był niezachwycony.

Wiesław kontratakuje

Wiesław Ż. wniósł apelację do Sądu Okręgowego we Włocławku i podniósł dwa naprawdę fajne zarzuty – błędu w ustaleniach faktycznych (bo żadne z postanowień umowy nie wskazywało, że miał obowiązek odebrać zamówiony rzepak jednorazowo) oraz naruszenia art. 471 Kodeksu Cywilnego (dalej – k.c.) (bo poniósł szkodę na skutek niewywiązania się przez Sławomira S. z umowy, czego jego zdaniem sąd rejonowy nie dostrzegł).

I, prawdę mówiąc, na jego miejscu postąpiłbym tak samo, tym bardziej, że…

No właśnie, bo nie ma ciekawego procesu bez, hollywoodzkiego wręcz, plot twistu.

Jak okazało się w toku postępowania przed sądem drugiej instancji, podczas odbioru rzepaku w dniu 13 października 2010 roku Wiesław Ż i Sławomir S. porozumieli się, że pozostałe 10 ton surowca pozostanie w zabudowaniach Sławomira S. Co więcej, znaleźli się świadkowie, którzy zeznali, że Sławomir S. publicznie chwalił się, że zakontraktowany rzepak bynajmniej nie został zamieniony na paszę dla bydła – tylko na fakturę od innego nabywcy.

Zmienia obraz sprawy, prawda?

Ta okoliczność zmieniła wiele i niewiele zarazem, bo i bez tego można zauważyć bardzo poważną lukę w postępowaniu Sławomira S. I lukę tę zauważył sąd okręgowy…

Sąd punktuje obie strony

Sądowi nie spodobała się ocena, której dokonał sąd rejonowy. Uznał ją za powierzchowną i niedokładną (nawiasem mówiąc – słusznie).

Przede wszystkim nie może być przecież mowy o jakiejkolwiek zwłoce Wiesława Ż., skoro Sławomir S. zgodził się na bezterminowe pozostawienie 10 ton rzepaku we własnych magazynach.

Co więcej, i co umknęło sądowi pierwszej instancji, umowa sprzedaży przenosi własność rzeczy sprzedanej z chwilą zawarcia umowy, a nie wydania sprzedanej rzeczy. A to znaczy, że już od 10 czerwca 2010 roku właścicielem spornych 10 ton rzepaku znajdującego się w zabudowaniach Sławomira S. był Wiesław Ż. – i nadal nim pozostawał.

Wszystko dlatego, że umowa nie została przez Sławomira rozwiązana. Sam zwrot ceny rozwiązania umowy nie powoduje – konieczne jest złożenie oświadczenia woli. Sławomir nie mógł więc tym rzepakiem dysponować, czy to sprzedając go, czy to oddając na paszę dla bydła.

Czyli Wiesław Ż. zaczął odzyskiwać pole i gdyby sprawa zakończyła się w tym miejscu – niechybnie by wygrał. No ale się nie skończyła.

Bo jak pewnie pamiętasz, Wiesław Ż. wskazywał, że żąda odszkodowania od Sławomira S. dlatego, że z jego winy musiał 24 czerwca 2011 roku zakupić droższy rzepak z innego źródła po to, by wywiązać się z swojej umowy z E. sp. z o.o. Problem w tym, że miał się z niej wywiązać do 31 sierpnia 2010 roku, a zakupu, na który się powołuje, dokonał 10 miesięcy później.

I okoliczność tę sąd również dostrzegł i wypunktował uznając, że Wiesław Ż. nie udowodnił zasadności roszczenia. Jak to uroczo ujął w uzasadnieniu – wspomnianej spółce powód (Wiesław) miał dostarczyć rzepak do 31 sierpnia 2010 r. Zupełnie więc nie wiadomo dlaczego nabycie rzepaku w dniu 28 czerwca 2011 r. miałoby być związane z realizacją umowy z 24 czerwca 2010 r.

I stanowisko to uważam za słuszne. Przecież równie dobrze Wiesław mógł kupić rzepak w czerwcu 2011 roku w celu realizacji zupełnie innego kontraktu. Zabrakło więc dowodu łączącego działanie Sławomira S. z szkodą Wiesława Ż. (nie wykazano tzw. związku przyczynowego). A ponieważ obowiązek wykazania związku przyczynowego ciąży na powodzie (na podstawie art. 6 w zw. z art. 361 §1 k.c.) to z powodu braku takiego dowodu powództwo w tym zakresie zostało oddalone.

Inaczej wyglądała sprawa kary umownej, czyli drugiego żądania Wiesława.

Sąd ponownie zwrócił uwagę na oczywisty fakt, że Sławomir S. nie rozwiązał umowy z Wiesławem Ż. Właścicielem spornego rzepaku był więc Wiesław, a Sławomir S., cokolwiek z tym rzepakiem zrobił, zadysponował nim samowolnie i bez podstawy prawnej.

A skoro tak, to niewydanie rzepaku Wiesławowi Ż. nastąpiło więc wbrew treści umowy, a tam, niczym drapieżny kocur czyhający na bezbronną myszkę, czaiła się kara umowna.

Dochodzenie kary umownej jest możliwe niezależnie od tego, czy powód poniósł szkodę. W postępowaniu dotyczącym kary umownej nie ma potrzeby wykazywania szkody ani związku przyczynowego. A skoro tak, to dla roszczenia o zapłatę kary umownej powyższe rozważania nie mają znaczenia.

A ponieważ kara umowna została przez strony zastrzeżona na okoliczność niewydania przedmiotu umowy Wiesławowi Ż., to była mu należna. Sąd stwierdził więc, znowu słusznie, że Sławomir S. musi zapłacić karę umowną w kwocie 10% wartości niedostarczonego rzepaku.

I tutaj sąd zrobił bardzo, bardzo ciekawą rzecz, która wręcz krzyczy – PRECYZYJNIE OPISUJ PRZEDMIOT UMOWY!

Stwierdził bowiem, że skoro Sławomir S. miał sprzedać 75 ton rzepaku, ale „plus/minus” 5%, to do wywiązania się z umowy wystarczyłoby, żeby Sławomir S. dostarczył 71,25 tony surowca. A skoro dostarczył już 65 ton, to kara umowna w wysokości 10% należności jak najbardziej Wiesławowi Ż. przysługuje. Ale nie za 10, tylko za 6,25 tony.

I w ten oto sposób Sąd Okręgowy we Włocławku zasądził na rzecz Wiesława Ż. dokładnie kwotę 781,25 zł tytułem kary umownej, oddalając powództwo w pozostałej części i rozdzielając proporcjonalnie koszty między strony – w proporcji 92/8 (bo Sławomir S. wygrał sprawę w 92%).

Jak myślisz, czy Wiesław mógł w końcu być zachwycony?

Wnioski

Sprawa była dość zawiła, a zwycięstwo Wiesława Ż. raczej pyrrusowe.  Za to ilość wniosków, które możesz przenieść wprost na swój biznes jest całkiem spora, i podzielimy je sobie na dwie części.

Wnioski dot. Wiesława Ż.

  • jeśli zmieniasz jakąkolwiek część umowy – porozumienie ZAWSZE zawieraj na piśmie.

Wiesław Ż. ewidentnie miał problem z zawieraniem porozumień zmieniających treść umowy na piśmie i to doprowadziło do jego przegranej w tym procesie.

Najpierw nie zawarł porozumienia ze Sławomirem S. umawiając się na odbiór 10 ton rzepaku w późniejszym terminie. To położyło mu sprawę w I instancji i sprawiło problemy dowodowe w II instancji. Ostatecznie udało mu się tę okoliczność udowodnić, ale na bardzo późnym etapie sprawy.

Inna rzecz, że zawarcie takiego porozumienia być może doprowadziłoby do uniknięcia postępowania sądowego w ogóle.

Idąc dalej, jeszcze poważniejszym błędem było nie zawarcie porozumienia z E. sp. z o.o. o odroczeniu terminu dostarczenia zakontraktowanego rzepaku.

Uważam, że jest całkiem prawdopodobnym to, że zakup rzepaku w czerwcu 2011 roku miał związek z kontraktem, który Wiesław zawarł z E. sp. z o.o. Śmiem twierdzić, że umówił się ze spółką ustnie, że dostarczy surowiec w terminie późniejszym niż przewidziany w umowie koniec sierpnia 2010 roku. Brak takiego porozumienia na piśmie całkowicie położył mu sprawę.

Gdyby bowiem takie porozumienie przedłożył, to sąd musiałby dostrzec związek przyczynowy między zachowaniem Sławomira S. a szkodą Wiesława Ż. – i najpewniej zasądziłby odszkodowanie zgodnie z żądaniem Wiesława Ż.

  • przedmiot umowy powinien być opisany możliwie dokładnie

Ten błąd miał mniejsze znaczenie, ale warto go sobie podkreślić.

Umowa z Sławomirem S. przewidywała możliwość aż pięcioprocentowej różnicy między treścią zamówienia, a rzeczywiście dostarczonym surowcem. Ta różnica była duża. Zdecydowanie zbyt duża.

Strony umów często zostawiają sobie tego typu margines, a przy zamówieniach takich rzeczy jak zboża, towary sypkie, ciecze czy gazy jest to praktyka normalna i powszechnie akceptowana. Niemniej jednak 5% to bardzo duża różnica, która przy zamówieniu 75 ton surowca wynosiła aż 3,75 tony w każdą stronę.

I błąd ten nie był może aż tak bolesny jeśli chodzi o skutki – ale Wiesław Ż. mógłby uzyskać w ramach kary umownej kwotę jeszcze o kilkaset złotych wyższą niż ta, która została mu zasądzona.

Wnioski dot. Sławomira S. 

Moim zdaniem postać Sławomira S. z tej historii jest o wiele ciekawsza zarówno dla Ciebie jak i dla mnie.

Wbrew pozorom jest dość częstym problemem sytuacja, w której ktoś płaci za towar, ale nie wywiązuje się z innych swoich zobowiązań, przez co uniemożliwia sprzedawcy wykonanie umowy.

Może to nastąpić nie tylko przy umowie sprzedaży (jak u Sławomira S.), ale także np. przy usługach – choćby konsultingowych. Zdarzają się, że ktoś zamawia usługę, ale np. nie dostarcza niezbędnych informacji, nie nawiązuje kontaktu, nie przychodzi na umówione spotkanie, nie dzwoni itp. To powszechne w branży usług zjawisko, które stawia usługodawcę w niekomfortowej sytuacji.

I warto mieć na uwadze, że w opisywanej sprawie Sławomira S. uratowało tylko to, że Wiesław Ż. nie posiadał stosownego materiału dowodowego. Bo gdyby założyć, że Wiesław Ż. wykazałby, że musiał kupić rzepak w czerwcu 2011 roku dlatego, że Sławomir S. nie wywiązał się z umowy, to nasz Sławek niechybnie by przegrał.

I jak mógłby takiej przegranej zapobiec? Cóż, najlepiej prewencyjnie, bo jego problemy zaczęły się już 10 czerwca 2010 roku.

  • jeśli zawierasz z kimś umowę, to zadbaj o to, by chroniła Twój interes

Informacje dotyczące treści umowy między Sławomirem S. a Wiesławem Ż., pochodzące z uzasadnienia wyroku, są szczątkowe, ale można z nich wyprowadzić jeden, bardzo cenny wniosek.

Sławomir S. w ogóle nie zadbał o swój interes w treści umowy.

Wprawdzie zastrzeżono termin odbioru rzepaku, ale nie nadano temu terminowi żadnego rygoru. Skoro sąd uznał, że strony skutecznie umówiły się na inny termin dostawy, niż ten wynikający z umowy (31 sierpnia 2010 roku), a to znaczy, że nie zastrzeżono nawet, że wszelkie zmiany treści umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności. Z treści orzeczenia wynika, że Sławomir S. nie miał również zagwarantowanego prawa do rozwiązania umowy lub odstąpienia od niej w przypadku, gdyby Wiesław Ż. się z niej nie wywiązał w terminie.

Sławomir S. powinien już na etapie zawierania umowy zastrzec termin na odebranie rzepaku przez Wiesława Ż. pod rygorem prawa do odstąpienia od umowy i bez możliwości ustnej zmiany tego terminu. W takim wypadku nie ulegałoby wątpliwości, że Wiesław Ż. pozostawał w zwłoce, a Sławomir S. mógłby umowę skutecznie rozwiązać i zrobić z rzepakiem co tylko mu się podoba.

Nawet zjeść na surowo.

Sławomir S. nie przeprowadził takiej analizy. Nie zastanowił się nad tym, co może pójść nie tak i nie rozważył, jak się przed tym zabezpieczyć. Krok pierwszy i piąty położone dokumentnie.

  • jeśli zamierzasz nie wywiązać się z umowy, choćby i dlatego, że druga strona się z niej nie wywiązuje, to rozwiąż umowę.

Dalszym błędem Sławomira S. było to, że nie wypowiedział umowy albo od niej nie odstąpił wtedy, gdy zwracał Wiesławowi Ż. pieniądze za niewydany mu rzepak. Skutkowało to tym, że Wiesław Ż. pomimo zwrotu środków pozostawał właścicielem 10 ton rzepaku, które Sławomir S. miał w swoich magazynach.

Sławomir S. powinien więc spróbować umowę rozwiązać, czy to za porozumieniem stron, czy stosując odstąpienie od umowy z art. 491 k.c. – to rozwiązanie wzbudza pewne wątpliwości, jednak w tych okolicznościach, w mojej ocenie, można by uznać, że odebranie zakupionego rzepaku było zobowiązaniem Wiesława Ż., a nie tylko jego uprawnieniem.

Skoro więc zdaniem Sławomira S. ten pozostawał w zwłoce, to mógłby wyznaczyć Wiesławowi Ż. dodatkowy termin na odbiór rzepaku, a następnie od umowy odstąpić w niewykonanej części.

A jaki jest wspólny dla nich obu wniosek?

Otóż, proszę państwa, zapnijcie pasy, bo leci truizm. Obaj panowie popełnili jeden bardzo, bardzo poważny błąd, którego nie możesz popełniać prowadząc swój biznes.

Obaj panowie nie docenili wagi przeanalizowanej i dobrze napisanej umowy.

Nie bądź jak oni. Zawieraj dobre umowy. Na przykład idąc scenariuszem pięciu kroków.

Historia na podstawie wyroku Sądu Okręgowego we Włocławku z dnia 14 listopada 2013 r., sygn. akt I Ca 169/13. Imiona bohaterów zostały zmyślone. Warstwa narracyjna trochę też 🙂

Umowa z biurem rachunkowym w pięciu krokach

Umowa z biurem rachunkowym w pięciu krokach

Jednym z pierwszych wyzwań, które staje przed niemal każdym przedsiębiorcą niedługo po, a czasami krótko przed, rozpoczęciem działalności gospodarczej jest wybór biura księgowego. Zaraz po nim następuje uroczysta chwila – zawarta zostaje umowa z biurem księgowym. Od teraz jesteś już prawdziwym przedsiębiorcą! Jednak czy wiesz jak zabezpieczyć swoje interesy w takiej umowie? Na co powinieneś zwrócić uwagę? Jak zabezpieczyć swoje interesy? Jeżeli, tak jak ja, nie chcesz prowadzić swojej księgowości samodzielnie – to świetnie trafiłeś.

Spędzanie czasu na prowadzeniu księgowości zamiast na zarabianiu pieniędzy sprawia, że masz w życiu więcej księgowości, a mniej pieniędzy. No chyba, że jesteś księgowym. Wtedy nie.

Ale w każdym innym przypadku tak. I właśnie dlatego potrzebujesz eksperta, który poprowadzi to za Ciebie – czyli księgowego. Według moich precyzyjnych wyliczeń samodzielne prowadzenie spraw księgowych zajmuje… no dużo czasu… a, ujmując rzecz procentowo, ryzyko jest bardzo wysokie.

Potrzebujesz zatem księgowego. A to znaczy, że musisz z nim zawrzeć umowę.

Biuro księgowe zazwyczaj prześle Ci swój wzór umowy. Nie ma zatem najmniejszego sensu wrzucanie do tego tekstu wzoru. I tak z niego nie skorzystasz. Zamiast tego skupimy się na tym, żeby przysłany Ci wzór umowy w sposób właściwy ocenić.

A do tego przyda się moja metodologia pięciu kroków, którą już poznałeś, a którą po raz pierwszy zobaczysz w boju. Dla przypomnienia, owe pięć kroków to:

  1. Zastanów się czego potrzebujesz;
  2. Znajdź i sprawdź kontrahenta;
  3. Sprawdź w jakiej formie powinieneś zawrzeć umowę;
  4. Przeczytaj projekt umowy dwa razy i negocjuj;
  5. Zabezpiecz swoje interesy.

Jeśli jeszcze nie czytałeś tekstu, w którym omawiam te kroki, to koniecznie go teraz nadrób, bo nie będziemy się cofać do rzeczy, które zostały tam omówione.

PRZECZYTAJ GO TUTAJ!

Już? No to lecimy!

KROK I – zastanów się czego potrzebujesz

I pierwszym wyzwaniem, które przed Tobą staje to zbadanie Twoich własnych potrzeb.

Jest to krok prawie zawsze pomijany, a prawie najważniejszy, bo wpłynie na każdy kolejny krok. KAŻDY.

Swoje potrzeby zbierz i wypisz na kartce. Miej je zawsze przed sobą kiedy będziesz przystępować do kolejnych kroków w pracy nad umową.

No więc czego oczekujesz od biura rachunkowego?

Teoretycznie odpowiedź jest prosta i oczywista. Od księgowego oczekujesz, żeby właściwie rozliczano Ci podatki i składki, oraz żeby prawidłowo prowadzono księgę przychodów i rozchodów (albo pełne księgi rachunkowe jeśli musisz je prowadzić).

Tylko czy to na pewno tyle? Zastanów się na przykład:

  • czy oczekujesz dostępu do systemu fakturowego?
  • czy chciałbyś mieć dostęp do systemu komputerowego służącego do rozliczeń zawierającego np. jakieś dane statystyczne?
  • jak chciałbyś przesyłać faktury do biura rachunkowego?
  • do kiedy zdążysz uporządkować i przesłać faktury z danego miesiąca?
  • ile faktur kosztowych miesięcznie zamierzasz księgować?
  • jak wysokie OC biura rachunkowego sprawiłoby, że poczułbyś się bezpiecznie?
  • jakich szczegółowych usług dodatkowych potrzebujesz od biura rachunkowego np. doradztwa podatkowego?

I tak dalej.

Rozpracuj ze szczegółami, jak chciałbyś, żeby współpraca z biurem rachunkowym wyglądała.

Nie każde biuro rachunkowe spełni wszystkie Twoje wymagania. Jeśli potrzebujesz specjalisty od prowadzenia ksiąg spółki z o.o. oraz oczekujesz doradztwa podatkowego i finansowego, to prawdopodobnie część małych biur księgowych nie będzie w stanie tych wymagań spełnić. To zupełnie naturalne.

A to znaczy, że już na tym etapie – zanim w ogóle zacząłeś kopać w Internetach, weryfikować poszczególne biura i ich kompetencje, zanim zmarnowałeś czas na czytanie projektu umowy, prowadzenie negocjacji, zanim utopiłeś tysiące złotych w usługę która Ci nie odpowiada – wiesz, że powinieneś np. poszukać innego biura albo doradztwo podatkowe zlecać zupełnie gdzie indziej.

Wiesz czego chcesz – czas wyruszyć na łowy.

KROK II – znajdź i sprawdź kontrahenta

W drugim kroku zaczynamy poszukiwania biura rachunkowego, które możliwie maksymalnie wpisze się w Twoje wymagania, a potem zweryfikujemy, czy zawarcie umowy z tym kontrahentem jest dla Ciebie bezpieczne.

Jak to bezpieczne?

Otóż podejmując współpracę z biurem rachunkowym musisz pamiętać o tym, że za prawidłowość rozliczeń podatkowych odpowiadasz tylko i wyłącznie TY. Biuro rachunkowe odpowiada jedynie odszkodowawczo przed Tobą.

Czyli, jeśli za 2 lata okaże się, że VAT był błędnie naliczony, to Ty będziesz musiał pokryć różnicę. Jeśli za 3 lata przyjdzie do Ciebie kontrola skarbowa i stwierdzi jakieś nieprawidłowości, to grzywnę nałoży na Ciebie, a nie na księgowego, któremu płacisz.

Biuro rachunkowe może Ci ewentualnie zapłacić odszkodowanie i to pod warunkiem, że nie pozwolisz sobie wyłączyć albo ograniczyć odpowiedzialności odszkodowawczej.

Wybór biura rachunkowego jest więc jednym z kroków zmierzających do ograniczenia Twojego ryzyka biznesowego, ale jednocześnie krokiem ryzykownym. Twoim zadaniem jest zminimalizowanie tego ryzyka. Nie kieruj się więc wyłącznie ceną ani tym, że księgowy to Twój znajomy. Pamiętaj, że za ten wybór odpowiadasz całym swoim majątkiem (chyba, że prowadzisz np. spółkę z o.o. – wtedy tylko odpowiadasz tylko w niektórych okolicznościach – i tak, wrzuciłem to zdanie tylko po to, żeby podlinkować inny tekst!).

Jeśli więc lubisz swój prywatny majątek, to zadbaj o odpowiedni wybór biura rachunkowego, a następnie o dobrą umowę.

A ponieważ księgowy nie jest dziś zawodem regulowanym to usługi księgowo – rachunkowe może prowadzić każdy, kto posiada pełną zdolność do czynności prawnych i nie był karany.

Powinieneś więc potwierdzić, że biuro, które wybrałeś posiada stosowne kwalifikacje i doświadczenie. Poczuj się jak rekruter, jakbyś zatrudniał biuro księgowe jako pracownika w swojej firmie.

Zapytaj o to, jakie osoby dane biuro zatrudnia i jakie certyfikaty one posiadają. Poczytaj opinie w Google. Zapytaj w jakiej branży wybrane przez Ciebie biuro rachunkowe się specjalizuje i czy będzie potrafiło obsłużyć Twoją firmę tak pod względem sposobu działania, który przewidujesz jak i formy organizacyjnej w której zamierzasz działać (np. jeśli zamierzasz założyć spółkę z o.o., to poszukaj biura rachunkowego, które ma w tym doświadczenie).

Zajrzyj też do CEIDG lub KRS (w zależności czy to działalność indywidualna czy spółka) i sprawdź, czy biuro istnieje, od kiedy, sprawdź czy w swoich kodach PKD posiada odpowiedni kod (69.20.Z – brak tego kodu nie sprawia, że biuro nie może prowadzić działalności rachunkowej, ale może świadczyć o tym, że dany przedsiębiorca nigdy się taką działalnością nie zajmował).

Jak zawsze w kroku II sprawdź przy okazji kto może podpisać umowę w imieniu biura rachunkowego, a jeśli osoba która ma ją podpisać nie widnieje w właściwym rejestrze jako osoba uprawniona – niech załączy do umowy pełnomocnictwo.

KROK III – forma umowy

Umowa z biurem rachunkowym to typowa, standardowa umowa o świadczenie usług i nie wymaga szczególnej formy, w związku z czym może zostać zawarta w dowolnej formie, w tym dokumentowej (np. przez takie portale jak Autenti albo przez potwierdzenie zawarcia umowy w treści wiadomości e-mail, przesłanie skanów podpisanej umowy itd.)

I teraz będzie takie duże, fajne ALE, bo na salony wchodzi, całe na biało, włochate, kłapiące zębiskami RODO.

Wybrane przez Ciebie biuro rachunkowe będzie przecież otrzymywać od Ciebie całkiem sporo dokumentów zawierających dane osobowe. Pojawią się na fakturach, rachunkach, umowach (jeśli będziesz je przekazywał księgowemu), ale także np. w formularzach przesyłanych do ZUS po to, by objąć ubezpieczeniem zdrowotnym nie tylko Ciebie, ale też Twoją najbliższą rodzinę.

Biuro rachunkowe będzie te dane przetwarzać, ale tylko na Twoją rzecz i w Twoim imieniu, bo to wprost wynika z charakteru świadczonych usług. Będzie tzw. procesorem, albo, jak to ładniej określa rozporządzenie – podmiotem przetwarzającym.

A to znaczy, że musicie zawrzeć umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych. Umowa ta, zgodnie z art. 28 ust. 9 RODO, powinna być zawarta w formie pisemnej albo elektronicznej (czyli z kwalifikowanym podpisem elektronicznym – nie wystarczy ani profil zaufany, ani Autenti, ani jakikolwiek inny „pośrednik podpisu” jeśli potwierdzasz tam umowę mailem lub SMSem. Możesz zawrzeć umowę w formie elektronicznej za pośrednictwem tych portali, ale pod warunkiem, że skorzystasz z opcji złożenia kwalifikowanego podpisu elektronicznego dostępnej np. na wspomnianym Autenti).

A skoro tę umowę powinieneś zawrzeć na piśmie, to nie ma żadnych przeciwwskazań, żeby przy okazji zawrzeć na piśmie umowę o świadczenie usług.

KROK IV – przeczytaj umowę dwa razy

Gdy już biuro księgowe przyśle Ci swój projekt umowy, to zgodnie z metodologią pięciu kroków powinieneś teraz dwa razy przeczytać ten projekt.

Za pierwszym razem sprawdź, co Ci się w umowie nie podoba oraz na to, jaki sposób pracy preferuje biuro. Szczególną uwagę zwróć na:

  • zakres usług świadczonych przez biuro w cenie;

W standardowym zakresie usług powinno znaleźć się przede wszystkim prowadzenie księgi przychodów i rozchodów (ew. ksiąg rachunkowych gdy mowa o pełnej księgowości), składanie deklaracji podatkowych (PIT i VAT) i składanie deklaracji ubezpieczeniowych, w tym dotyczących składki zdrowotnej (ZUS). Jeśli potrzebujesz usług bardziej wyspecjalizowanych, to zwróć uwagę na to, by były wyszczególnione w umowie (np. prowadzenie rozliczeń VAT metodą kasową czy rozliczanie wynagrodzeń pracowników).

  • zasady obliczania wynagrodzenia, w szczególności na opłaty dodatkowe i okoliczności ich nakładania;

Standardowym sposobem obliczania wysokości wynagrodzenia biura rachunkowego jest obliczanie stawki według ilości przesłanych dokumentów kosztowych.

Zwróć jednak uwagę na opłaty dodatkowe – takie jak opłata za rozliczenie wynagrodzenia pracownika, za złożenie korekty deklaracji, za zaksięgowanie faktury przesłanej do biura rachunkowego po terminie, za rozliczanie ulg podatkowych (np. za zakup kasy fiskalnej), rozliczenie prywatnego PIT rocznego itp.

I nie chodzi o to, żebyś to wszystko wykreślił – ale żebyś miał pełną świadomość co do tego, na jakie koszty musisz się przygotować i ewentualnie poprawił to, co najbardziej Ci doskwiera. Sprawdź też kiedy je poniesiesz i jak biuro będzie musiało Cię o tym poinformować.

  • ewentualne ograniczenia odpowiedzialności biura;

Sprawdź, czy biuro rachunkowe w jakiś sposób nie ogranicza swojej odpowiedzialności wobec Ciebie – a jeśli tak, to do jakiej wysokości.

Ogólną praktyką jest to, że biuro rachunkowe wyłącza odpowiedzialność względem klienta za wszelkie przypadki, w których klient nie przekazał stosownych informacji lub dokumentów – i to jest oczywiste.

Moim zdaniem jednak to jedyne ograniczenie odpowiedzialności biura, na jakie powinieneś się zgodzić, ewentualnie możesz zgodzić się na ograniczenie odpowiedzialności odszkodowawczej do wysokości zawartej przez biuro polisy OC – pod warunkiem, że będzie miało odpowiednio wysoką sumę gwarancyjną (sprawdź ją!).

Pozostałe przypadki wyłączenia odpowiedzialności biura powinieneś bardzo uważnie sprawdzić i rozważyć.

  • procedury rozliczeń podatkowych, w tym rozliczeń rocznych;

Sprawdź uważnie jak będzie przebiegał proces zatwierdzania przez Ciebie rozliczeń, zwłaszcza rozliczeń rocznych – tj. czy biuro księgowe będzie Ci przesyłało deklaracje podatkowe do zatwierdzenia.

Upewnij się w szczególności, że będziesz miał możliwość wglądu do dokumentów rozliczeniowych przed ich złożeniem i wysłaniem do urzędu skarbowego czy ZUS, oraz że dostęp ten uzyskasz przynajmniej na kilka dni przed ich wysłaniem – tak, żebyś mógł zweryfikować, czy wszystko jest ok.

Takiego postanowienia często w umowie nie ma – warto je wprowadzić, zaznaczając, że taki wgląd będzie następował na Twoje żądanie zgłoszone np. do 3 dni przed terminem rozliczenia. To sprawi, że w umowie będzie działał automat – jeśli nie zgłosisz żądania wzglądu do dokumentów, to księgowy wyśle deklarację bez Twojego udziału.

  • terminy, których Ty będziesz musiał dotrzymywać (np. terminy wysyłki faktur kosztowych) i inne Twoje obowiązki;

Przypuszczam, że nie muszę tłumaczyć jak ważne jest to, żebyś wiedział co musisz.

I nie chodzi tylko o terminy zapłaty faktury, ale też np. wysyłki dokumentów kosztowych do biura (bo za wysyłkę po terminie może być Ci naliczana np. dodatkowa opłata – patrz wyżej).

  • sposób kontaktu z biurem;

Warto, żeby w umowie była wyznaczona osoba, z którą będziesz się bezpośrednio kontaktował albo przynajmniej jakieś dane kontaktowe, gdzie będziesz mógł wysyłać maile czy dzwonić w razie wątpliwości.

Z drugiej strony musisz dokładnie wiedzieć gdzie i jak wysyłać faktury i inne dokumenty albo pytania związane z Twoją działalnością. Nawet jeśli teraz wydaje Ci się, że ich nie masz, to wierz mi – wydaje Ci się.

Sprawdź też, czy biuro prowadzi księgowość np. w jakimś systemie komputerowym do którego mógłbyś mieć dostęp, chociażby w celu wystawiania faktur czy sprawdzania statystyk dotyczących prowadzenia Twojej działalności gospodarczej (np. moje biuro księgowe prowadzi księgi w systemie wfirma.pl, w którym mam dostęp do wszystkich dokumentów wygenerowanych przez biuro).

  • zasady wypowiedzenia umowy oraz co się stanie w przypadku, gdy umowa zostanie wypowiedziana, zwłaszcza gdy nastąpi to w trakcie roku kalendarzowego;

To jest ultra ważna kwestia nad którą mało kto, na etapie zawierania umowy, się zastanawia.

Życie toczy się różnie, życie gospodarcze jeszcze różniej i czasami konieczne jest rozwiązanie umowy z biurem rachunkowym. Procedurę tego, co się stanie, gdy zajdzie taka konieczność (zwłaszcza jeśli miałoby to nastąpić w atmosferze sporu) warto spisać właśnie teraz – gdy jesteście do siebie pozytywnie nastawieni.

Z rozwiązaniem umowy z biurem księgowym wiąże się kilka kwestii.

Po pierwsze – co się stanie z dokumentami, które przesłałeś do biura przez cały okres współpracy – kiedy mają zostać Ci wydane i jak?

Po drugie – co z bieżącym rozliczeniem zwłaszcza w przypadku rozwiązania umowy w środku roku kalendarzowego? W jaki sposób zostaną Ci wydane księgi rachunkowe, żebyś mógł dalej prowadzić je samodzielnie lub przy pomocy innego biura rachunkowego?

Po trzecie – jak będzie wyglądało rozliczenie finansowe zakończenia współpracy?

Wszystkie te kwestie, a zwłaszcza dotycząca ksiąg rachunkowych, mogą być trudne w przypadku ewentualnego sporu, a jednocześnie ich niewydanie znacząco utrudni Ci prowadzenie dalszej księgowości, czy to samemu czy przez inne biuro. Dlatego zadbaj o to, by w umowie zapewnić sobie szybkie i sprawne przekazanie dokumentów.

  • inne kwestie, które budzą Twoje wątpliwości;

Jestem gotów się założyć, że już na tym etapie zapewne pojawi Ci się kilka kwestii, które będziesz musiał omówić z wybranym przez Ciebie biurem rachunkowym.

Przed drugim czytaniem przypomnij sobie raz jeszcze listę, którą sporządziłeś w kroku II. Teraz będzie Ci ona szczególnie przed Tobą, bo Twoim celem jest odnalezienie wszystkich punktów, który w umowie nie ma. Trudno tutaj wypisać to, co można do takiej umowy wprowadzić, ponieważ wynikać to będzie z Twojej prywatnej listy.

I znowu, nie ma żadnej gwarancji, że biuro rachunkowe spełni wszystkie warunki które zaproponujesz. Dlatego warto, żebyś wprowadzając zmiany wyznaczył sam sobie które warunki są „brzegowe”, wyznaczające strefę „ani kroku wstecz”, a przy których jesteś w stanie się ugiąć i przystać na warunki proponowane przez kontrahenta.

KROK V – zabezpieczenia umowy

No i ostatni krok w Twojej pracy nad wzorem umowy – zabezpiecz swój interes!

Bardzo częstym scenariuszem jest ten, w którym kontrahent przysyłający umowę do podpisu zabezpiecza w niej tylko swoje interesy. Trudno oczywiście się temu dziwić, ale też to nie znaczy, że nie możesz spróbować wynegocjować z biurem rachunkowym zabezpieczenia również Twoich interesów. Wszak w umowie jesteście równorzędnymi partnerami.

Podstawowymi środkami Twojego zabezpieczenia powinny być:

  • OC biura rachunkowego – najlepiej, jeśli polisa OC zostanie załączona do umowy.

Zadbaj przy tym o to, żeby biuro miało obowiązek utrzymywania ubezpieczenia przez cały czas trwania umowy.

W idealnym scenariuszu biuro powinno po każdym odnowieniu polisy przesłać Ci aktualną polisę, ale jeżeli tego nie uczyni, to niech chociaż ma obowiązek poinformować Cię o każdym przypadku, gdy suma gwarancyjna ubezpieczenia się zmniejszy albo ubezpieczenie wygaśnie.

  • kary umowne – przynajmniej za takie naruszenia umowy, które grożą Tobie grzywną albo karami.

Karą umowną powinieneś więc zabezpieczyć przede wszystkim kwestie prawidłowości oraz terminowości realizacji przez biuro rachunkowych zobowiązań, które podejmują w Twoim imieniu wobec urzędów administracji skarbowej oraz ZUS.

Możesz także zabezpieczyć w ten sposób obowiązek wydania dokumentów po rozwiązaniu umowy i inne istotne dla Ciebie zagadnienia.

  • prawo wypowiedzenia lub odstąpienia od umowy – zwłaszcza gdy umowa zostaje zawarta na czas określony.

Pewnie trochę Cię dziwi to postanowienie w tym miejscu, ale ono ma bardzo ważny skutek dla Twojego bezpieczeństwa. Przede wszystkim dlatego, że jeśli umowa jest zawarta na czas określony to umowy nie można wypowiedzieć, chyba, że strony taką możliwość przewidziały.

Jeśli więc będziesz niezadowolony z usług biura z jakiegokolwiek powodu, to brak możliwości wypowiedzenia umowy zablokuje Ci możliwość zmiany biura księgowego. A to może być niebezpieczne zarówno dla Twojego portfela jak i spokoju ducha.

Warto także zastrzec prawo do odstąpienia od umowy albo jej rozwiązania bez zachowania okresu wypowiedzenia w przypadku szczególnie istotnych uchybień biura – w szczególności powtarzających się błędów w rozliczeniach.

Podsumowanie

Ufff, ale wyszła kobyła!

Ale wydaje mi się, że ten temat warto było rozwałkować w jednym wpisie i nie dzielić go jak tych, które dotyczyły spółek (gdzie powstały trzy części : pierwsza, druga i trzecia).

A co mogę napisać w podsumowaniu tego tekstu?

Że umowa z biurem rachunkowym jest ważna? No jasne!

Że musisz ją sporządzić możliwie najkorzystniej dla siebie? Oczywiście!

Że ten tekst Ci w tym pomógł?

No właśnie… pomógł Ci? Daj znać w komentarzu!

Załóż spółkę, mówią… a dlaczego mówią? (Cz. III)

Załóż spółkę, mówią… a dlaczego mówią? (Cz. III)

Cały poprzedni tydzień znęcałem się nad spółką z ograniczoną odpowiedzialnością. A że ZUS, a że mało elastyczna, a że zarządzanie finansami jest do kitu, a że księgowość droga… ale fakt jest taki, że spółka z ograniczoną odpowiedzialnością jest drugą (po indywidualnej działalności gospodarczej) najpopularniejszą formą prowadzenia działalności w Polsce. Dlaczego?

Bo to jest naprawdę świetna forma prowadzenia działalności!

Ten wpis jest drugim artykułem z cyklu dotyczącego spółki z o.o.

Poprzednie wpis znajdziesz TUTAJ :

  1. Czy warto założyć spółkę z o.o. – czyli o czym Ci nie mówią? (Cz. I)
  2. Spółka z o.o. – o czym Ci nie mówią? (cz. II)

Ale tylko wtedy, gdy przypilnujesz zgodności z prawem działania i zorganizujesz sobie pomoc dobrego księgowego, który będzie się na obsłudze spółki znał. Co jednak jest konieczne, to to, żeby wybrać tę formę wtedy, kiedy naprawdę jej potrzebujesz i jesteś na to gotowy – tak z punktu widzenia Twojej wiedzy i doświadczenia, jak i po prostu finansowo.

A zatem… czy spółka z o.o. ma jakieś plusy, które są w stanie zniwelować wszystkie minusy, o których pisałem w poprzednich tekstach?

Przyjrzyjmy się, na przekór poprzednim wpisom, plusom tej formy organizacji Twojego przedsiębiorstwa. To pozwoli nam, na zakończenie serii, zdecydować, czy ta forma rzeczywiście jest dla Ciebie.

Równość i bezpieczeństwo wspólników

No i chyba największym z wszystkich plusów jest to, że spółka z ograniczoną odpowiedzialnością zakłada równouprawnienie i bezpieczeństwo wszystkich wspólników. Spółka z o.o.  jest najtańszą i najprostszą opcją prowadzenia działalności bez ryzyka dla wszystkich wspólników jaką oferuje polskie prawo.

W jednoosobowej działalności gospodarczej i spółce cywilnej odpowiadasz przecież zawsze całym swoim majątkiem.

W spółkach osobowych (jawna, partnerska, komandytowa i komandytowo – akcyjna) Twoja sytuacja zależy od tego, o której ze spółek mówimy. Musisz jednak mieć na uwadze, że spółki osobowe z założenia nie mogą być jednoosobowe.

W spółce jawnej i partnerskiej wspólnicy także odpowiadają za zobowiązania spółki całym swoim majątkiem, choć w tych przypadkach odpowiedzialność ta jest już subsydiarna (tzn. następuje dopiero wtedy, gdy egzekucja z majątku spółki nie przyniesie rezultatu), zatem majątek wspólników jest tylko odrobinę lepiej zabezpieczony niż w spółce cywilnej.

Formami przejściowymi między wyżej wymienionymi a spółką z o.o. są spółki komandytowa i komandytowo – akcyjna, gdzie tylko część wspólników odpowiada za zobowiązania swoim majątkiem (są to komplementariusze). Pozostali wspólnicy ryzykują tylko swoim wkładem do spółki (są to komandytariusze/akcjonariusze), a ich prywatny majątek jest całkowicie bezpieczny.

Na tym tle kusząco rysują się spółki kapitałowe, czyli spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, prosta spółka akcyjna oraz spółka akcyjna. W tych wszystkich trzech formach organizacyjnych wspólnicy/akcjonariusze są wobec siebie równorzędni i żaden z nich nie ryzykuje swoim prywatnym majątkiem.

Spółka akcyjna (S.A.) wymaga jednak sporego wkładu (aby ją założyć potrzebujesz wnieść do spółki 100.000 złotych) i dużego nakładu pracy związanego z obsługą spółki. To skomplikowana forma, przeznaczona raczej na tworzenie większych struktur organizacyjnych.

Prosta spółka akcyjna (PSA) wymaga minimalnego wkładu (wystarczy 1 zł), ale jest inny problem. Jest to forma zupełnie nowa, bez żadnych tradycji prawnych, przesadnie skomplikowana i przeformalizowana, a jednocześnie pełna luk prawnych i niejasności. Niewiele osób w Polsce zna się na prowadzeniu PSA, co tyczy się zarówno prawników jak i księgowych.

Z tej perspektywy spółka z o.o. wygląda naprawdę znakomicie. Z jednej strony do jej utworzenia wystarczy 5 tysięcy złotych, formalności związane z jej prowadzeniem są wprawdzie dość zawiłe, ale nadal nie tak skomplikowane jak w S.A. czy PSA. Tradycja prawna spółki z o.o. sięga dekad, a na rynku jest wielu specjalistów, którzy zajmują się prowadzeniem tej formy działalności, zarówno od strony prawno – formalnej jak i księgowo – rachunkowej.

Innymi słowy – spółka z o.o. jest jak demokracja w ustach Winsotna Churchilla. Nie jest idealna, ale najlepsza, do jakiej masz dostęp.

No dobrze, a skoro wspólnik nie ryzykuje swoim prywatnym majątkiem, to znaczy, że w ogóle niczym nie ryzykuje?

Jego jedynym ryzykiem jest utrata tego, co wniósł do spółki, czyli albo pieniędzy, albo aportu, czyli wkładu, który nie jest pieniądzem (aportem może być np. nieruchomość, maszyny, samochody czy całe przedsiębiorstwo). To sprawia, że spółka z o.o. świetnie nadaje się do podejmowania bardziej ryzykownych operacji biznesowych.

Odpowiedzialność członka zarządu – tak, ale nie zawsze

Jak pewnie pamiętasz z poprzedniego tekstu – o ile wspólnik spółki nie odpowiada za jej zobowiązania, to członek zarządu i owszem… ale tylko w przypadku, gdy zaniedba swoje obowiązki.

Członek zarządu odpowiada bowiem solidarnie ze spółką za zobowiązania, ale może się od tej odpowiedzialności uwolnić, jeśli wykaże, że we właściwym czasie (30 dni od powstania stanu niewypłacalności spółki)  zgłoszono wniosek o ogłoszenie upadłości lub w tym samym czasie wydano postanowienie o otwarciu postępowania restrukturyzacyjnego albo o zatwierdzeniu układu w postępowaniu w przedmiocie zatwierdzenia układu, albo że niezgłoszenie wniosku o ogłoszenie upadłości nastąpiło nie z jego winy, albo że pomimo niezgłoszenia wniosku o ogłoszenie upadłości oraz niewydania postanowienia o otwarciu postępowania restrukturyzacyjnego albo niezatwierdzenia układu w postępowaniu w przedmiocie zatwierdzenia układu wierzyciel nie poniósł szkody (art. 299 §2 k.s.h.).

Przekładając powyższy bełkot na język ludzi godnych i sprawiedliwych, to jeśli tylko członek zarządu dochowa obowiązków o których mowa w art. 299 §2 k.s.h. albo wykaże, że wierzyciel nie poniósł szkody, to nawet w przypadku upadłości likwidacyjnej spółki NIKT nie będzie odpowiadał za jej zobowiązania, bo:

  • wspólnik z zasady nie ponosi odpowiedzialności;
  • członek zarządu się od odpowiedzialności uwolni.

Dlatego, żeby minimalizować to ryzyko konieczne jest, żebyś przed założeniem spółki z o.o. nabył wiedzę o tym, jak ona funkcjonuje oraz jakie są Twoje obowiązki.

Jeśli będziesz trzymał się tej prostej zasady i w razie zaistnienia takiej konieczności podejmiesz odpowiednie kroki, o których mowa w zacytowanym powyżej art. 299 §1 k.s.h., to możesz spać spokojnie w swoim prywatnym łóżku. Żaden wierzyciel nie połozy na nim swoich rąk.

W sumie niczego na nim nie położy.

Łatwość zbycia i nabycia udziałów.

Kolejny plus spółki z ograniczoną odpowiedzialnością to płynność w sprzedaży i nabywaniu udziałów. Relatywnie łatwo możesz więc do spółki wstąpić oraz z niej wystąpić.

Nie jest to wprawdzie tak proste, jak nabycie udziałów w spółce akcyjnej, zwłaszcza notowanej na giełdzie, ale nadal o niebo łatwiejsze niż zmiana wspólników w spółce osobowej, że nie wspomnę o trudach i znojach sprzedaży indywidualnej działalności gospodarczej.

Sprzedaż udziałów w spółce z o.o. co do zasady będzie wymagała wyłącznie zgody spółki (choć nie zawsze – umowa spółki może wskazywać, że nawet taka zgoda nie jest potrzebna), zawarcia umowy z podpisami notarialnie poświadczonymi i zgłoszenia zmiany do KRS. I to w sumie tyle.

W spółce osobowej w praktyce będzie to przystąpienie do spółki przez innego wspólnika albo o cesji zobowiązań jednego z wspólników, więc powstają brzydkie problemy związane z wstąpieniem nowego, wystąpieniem starego wspólnika, rozliczeniem należności, przejęciem zobowiązań…

Co więcej, spółka z o.o. znacząco ułatwia sukcesję, czyli przejęcie przedsiębiorstwa po śmieci przedsiębiorcy. W indywidualnej działalności gospodarczej i spółkach osobowych jest to problematyczne, a przez to powoduje problemy natury praktycznej (bo jeśli umiera właściciel zakładu zatrudniającego kilka osób, to ktoś musi zadbać albo o ciągłość pracy albo o zakończenie działalności firmy i jej rozliczenie).

W spółce z o.o. śmierć członka zarządu powoduje konieczność powołania nowego członka zarządu i temat się kończy.

Natomiast w razie śmierci wspólnika jego udziały w spółce wchodzą w skład masy spadkowej i są zwyczajnie dziedziczone, bez potrzeby prowadzenia odrębnych postępowań dotyczących zarządu sukcesyjnego. Spółka może w tym czasie normalnie funkcjonować, ponieważ w imieniu spółki zawsze działa zarząd, a nie wspólnik. Komplikacje pojawiają się w przypadku, gdy umiera wspólnik będący jednocześnie członkiem zarządu – konieczne jest wtedy najpierw objęcie udziałów, a potem wybór nowego zarządu – ale nadal jest sporo prościej.

Struktura organizacyjna i korporacyjna – czyli zleć prezesowanie!

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością jest idealnym wyborem dla wszelkich przedsiębiorstw, w których wspólnicy (albo wspólnik) planują powierzenie zarządzania firmą innej osobie. Jest to znaczna przewaga nad indywidualną działalnością gospodarczą albo spółkami osobowymi.

W spółkach osobowych to wspólnicy reprezentują spółkę, co oznacza, że wprawdzie mogą oni zatrudnić osobę do zarządzania przedsiębiorstwem, ale powoduje to konieczność udzielania stosownych upoważnień, pełnomocnictw…

W spółkach kapitałowych zarządzanie spółką jest niezależne od tego, kto jest jej wspólnikiem. Dlatego w spółce z o.o. zlecenie komuś zarządzania spółką nie jest żadnym problemem. Wspólnicy mogą wybrać do zarządu dowolną osobę… i już, jak mawia Ekspert w Bentleyu.

Jednak nie to jest największym plusem spółki z o.o. przy zatrudnianiu zewnętrznego managera.

W spółkach osobowych za zobowiązania spółki odpowiadają wspólnicy, co oznacza, że nawet jeśli zobowiązania te powstaną na skutek błędów zatrudnionego managera, to wierzyciele zwrócą się o zapłatę do wspólników. Dopiero po spłacie długów wspólnicy będą mogli próbować egzekwować zwrot od zarządzającego przedsiębiorstwem, co czasami może być trudne, a czasami zwyczajnie niemożliwe.

W spółce z o.o. wspólnicy tego problemu nie mają. Członek zarządu spółki z o.o. surowo odpowiada za działania na szkodę spółki oraz za zobowiązania spółki. Zgodnie z opisanymi już wcześniej zasadami wierzyciele nie będą mogli zwrócić się o zapłatę do Ciebie  jako wspólnika – będą od razu musieli zwrócić się przeciwko członkowi zarządu. A Ty w tym czasie będziesz spokojnie spał w swoim własnym łóżku. Żaden wierzyciel nie poł…

Okej, opowiadanie dwa razy tego samego suchara to kiepski pomysł.

Jeśli więc zamierzasz stworzyć przedsiębiorstwo, w którym zarządzanie powierzysz komuś innemu, to spółka z o.o. będzie strzałem w dziesiątkę, a gdyby to połączyć z faktem, że jako wspólnik nie będziesz ponosił żadnej odpowiedzialności za zobowiązania spółki – to strzałem w dziesiątkę kilka razy z rzędu.

Estoński CIT!

W pierwszym tekście serii wspominałem o problemach z księgowością i podwójnym opodatkowaniem zysków wypłacanych w formie dywidendy. Jeśli jednak spełnisz długi szereg wymogów, to być może da się to obejść.

Jeśli spełnisz określone przepisami warunki (których niestety jest całkiem sporo – polecam ich szczegółowy opis na blogu Doradzamy.To – https://www.doradzamy.to/artykuly/estonski-cit-dla-kogo-od-2022-r ) to możesz znacząco uprościć rozliczenia oraz pomniejszych podatek dochodowy który masz do zapłaty z tytułu wypłaty środków ze spółki (nawet do 20% łącznie!).

Wymaga jednak podkreślenia, że w tej opcji nie ma możliwości odliczenia kosztów ani amortyzacji środków trwałych. Podatek w wysokości łącznie 20 lub 25% (w zależności od wielkości Twojej spółki) płacisz po prostu od wypłaty ze spółki. Nie prowadzisz więc księgowości związanej z podatkiem CIT i nie rozliczasz go co miesiąc (ale podatek VAT już tak!).

Więcej o Estońskim CIT przeczytasz np. tu: https://www.podatki.gov.pl/cit/estonski-cit/

Rozwiązanie związane z Estońskim CIT jest świetnym narzędziem w każdej spółce, która zamierza się rozwijać i, przede wszystkim, reinwestować zyski. Opodatkowanie wyłącznie wypłacanych ze spółki środków sprawia, że w okresie reinwestycji środków w dalszy rozwój spółka w ogóle nie płaci podatku dochodowego. To oznacza, że masz zdecydowanie więcej pieniędzy do reinwestowania w rozwój swojej działalności, a to może sprawnie i szybko budować Twoją przewagę nad konkurencją.

Jeśli więc Twoja działalność ma się rozwijać i zamierzasz reinwestować środki uzyskiwane od klientów, to estoński CIT może znacząco przyspieszyć Twój rozwój dzięki odroczeniu terminu zapłaty podatku dochodowego. Jeśli jednak zamierzasz cały zysk regularnie wypłacać, to potrzebujesz konsultacji z najlepszym przyjacielem każdego przedsiębiorcy.

Czyli z kalkulatorem.

Policz dobrze, co Ci się w takich warunkach opłaci – bo może się okazać, że wcale nie estoński CIT. A jeśli masz wątpliwości, to skonsultuj się z doradcą podatkowym, który policzy to razem z Tobą.

Dla kogo jest spółka z ograniczoną odpowiedzialnością?

Jak widzisz, mecenas Żółtowski bywa przewrotny. Najpierw nagadał się o wadach spółki z o.o., żeby teraz przekuć je w zalety opisując je od drugiej strony i dzięki temu miał o czym pisać…

Ale z drugiej strony, jeśli dobrze się nad tym zastanowić, to na tym właśnie polega analiza cech spółki jako formy prowadzenia działalności gospodarczej. Musisz przyjąć swoją perspektywę i zastanowić się nad tym, czy spółka z o.o. faktycznie jest rozwiązaniem dla Ciebie.

Moim zdaniem spółka z ograniczoną odpowiedzialnością to właściwe rozwiązanie dla przedsiębiorstw:

  • które zakładają ponoszenie dużych inwestycji, zwłaszcza środków pochodzących od klientów, bez znaczących wypłat zysków – bo dzięki estońskiemu CIT mogą odroczyć płatność podatku dochodowego.
  • które zakładają powierzenie zarządzania przedsiębiorstwem zatrudnionemu managerowi zamiast zarządzać samemu – bo jako wspólnik mogą być bezpiecznie schowani za plecami zarządu.
  • które posiadają wiedzę i zasoby do tego, żeby pilnować bieżącej sytuacji finansowej spółki i uniknąć jej upadłości albo zgłosić stosowny wniosek we właściwym terminie – tylko wtedy prowadzenie spółki z o.o. jest naprawdę bezpieczne dla członka zarządu spółki.
  • kiedy zakładasz, że wspólników będzie przynajmniej dwóch (i to niefikcyjnych – patrz część I), a być może zakładasz późniejsze przystąpienie następnych – bo przystąpienie do spółki z o.o. jest daleko prostsze niż do innych rodzajów spółek.
  • jeśli zamierzasz podjąć ryzykowne przedsięwzięcie biznesowe.

No, to tyle!

I jak myślisz, jak to jest z tą spółką z ograniczoną odpowiedzialnością? To dobre rozwiązanie dla Ciebie czy nie?

Podziel się swoimi wnioskami w komentarzu!