Forma pisemna przez Internet – tak, ale jak?

Na moim blogu, i pewnie na wielu, wielu innych, nie raz spotkasz się z informacją, że określone działania wymagają formy pisemnej. I teoretycznie wydaje się, że sprawa jest bardzo prosta. Jeśli masz zawrzeć umowę w formie pisemnej, to potrzebujesz dwóch podpisów na egzemplarzu umowy, prawda? Prawda, ale tylko częściowa! Bo umowę na piśmie da się zawrzeć nawet przez Internet – musisz jednak spełnić kilka warunków.

Rzymski wynalazek, czyli oświadczenie woli

Niestety, zanim przejdziemy dalej, to muszę Cię zatrzymać na jeszcze jednym pojęciu – oświadczenia woli. Będzie nam się ono przewijać wielokrotnie w tym tekście (i pewnie w wielu następnych), dlatego chciałbym, żebyśmy mieli jasność.

Poniższy opis może się wydawać się ciut… archaiczny. To pewnie dlatego, że teoria oświadczeń woli pamięta pierwsze podręczniki prawa stworzone przez starożytnych Rzymian.

Oświadczenie woli to każde zachowanie człowieka, które ujawnia to, czego ta osoba tak naprawdę chce (czyli jej wolę). Złożenie przez człowieka takiego oświadczenia woli nazywamy czynnością prawną.

Czynność prawna może być jednostronna lub wielostronna.

Oświadczeniem woli jednostronnym jest takie, które dla wywołania skutku prawnego wymaga wyłącznie działania jednej osoby – na przykład wypowiedzenie umowy o pracę albo najmu lokalu. Jedna osoba składa oświadczenie o wypowiedzeniu umowy i ono już wywołuje skutek w postaci rozpoczęcia biegu okresu wypowiedzenia itd.

Czynności prawne wielostronne to najczęściej umowy i wymagają złożenia zgodnych oświadczeń woli. Innymi słowy, jeśli np. dwie osoby oświadczą sobie, że chcą zawrzeć umowę o określonej treści – to umowa taka zostaje zawarta. Jeśli więc przychodzisz do mnie i prosisz o audyt prawny Twojego sklepu internetowego, ja odpowiem – ok, daj mi na to tydzień i 399 zł netto – a Ty się na to zgodzisz, to zawarliśmy umowę. Dlatego, że złożyliśmy zgodne oświadczenia woli.

Zawarcie umowy przez Internet

No dobra, to nudną, rzymską cywilistykę mamy już za sobą, więc przełóżmy ją na dzisiejszy świat. Źródła donoszą, że Internet w Starożytnym Rzymie był słaby, wolny i niestabilny (np. zrywał połączenie gdy jakiś głodny gal zestrzelił jastrzębia niosącego wiadomość), więc żeby ustalić jak zawiera się umowy przez Internet musimy poszukać źródeł nieco bardziej aktualnych.

I znajdziemy je w naszym Kodeksie Cywilnym.

Kodeks dopuszcza zawieranie umów różnych formach – ustnie, formą dokumentową, pisemną, elektroniczną, notarialną i kilka innych będących dodatkowymi udziwnieniami (jak np. pisemna z datą pewną). Jednocześnie, tylko niektóre z umów wymagają dochowania określonej formy.

Formę, w jakiej umowa powinna zostać zawarta należy każdorazowo sprawdzić, biorąc pod uwagę przedmiot takiej umowy.

Zdecydowana większość umów zawieranych przez Internet może być zawarta w dowolnej formie. Tyczy się to na przykład umowy sprzedaży (którą zawieramy w sklepach internetowych), o świadczenie usług (którą zawieramy z usługodawcami np. ze mną) czy licencji (którą zawieramy korzystając z cudzych treści będących pod ochroną prawa autorskiego).

Możesz się jednak spotkać z sytuacją, w której z jakiegoś powodu będziesz musiał zawrzeć umowę na piśmie. Taka sytuacja zajdzie wtedy, gdy wymaga tego prawo (np. gdy umowa będzie przenosić autorskie prawa majątkowe, gdy zawierana jest umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych albo gdy zawierana jest umowa o pracę), albo gdy sam ustalisz ze swoim kontrahentem, że umowy, porozumienia czy aneksy muszą mieć formę pisemną.

Co wtedy? Czy umowę na piśmie da się zawrzeć na odległość?

I po tym bardzo przydługim wstępie możemy w końcu odpowiedzieć na to pytanie.

DA SIĘ.

Tylko jak to zrobić, żeby uniknąć pułapek czyhających na nieświadome niczego strony umowy?

Forma elektroniczna

Pierwszą z dwóch dostępnych dla Ciebie opcji jest zawarcie umowy w formie elektronicznej. Nie jest to forma pisemna, ale jest z nią równoważna, to znaczy

Jest to sposób coraz bardziej popularny, ale jednocześnie dostrzegam mnóstwo błędów z tym związanych. Wiele osób zawiera takie umowy korzystając na przykład z Profilu Zaufanego czy eDowodu osobistego.

Rozwiązania te jak najbardziej umożliwiają złożenie oświadczenia woli, ale umowa tak podpisana nie jest zawarta w formie elektronicznej.

Jedynym dopuszczalnym podpisem dla zachowania formy elektronicznej jest kwalifikowany podpis elektroniczny. To ten, który musisz kupić, odebrać w banku lub urzędzie potwierdzając swoją tożsamość a następnie nosisz przy sobie jak pendrive.

Każdy inny sposób podpisania dokumentu jest dochowaniem jedynie formy dokumentowej, która, jeżeli przepisy wymagają formy pisemnej, jest po prostu niewystarczająca.

Dlatego jeśli korzystasz z usług takich portali jak np. autenti.pl (nawiasem mówiąc – to znakomite rozwiązanie, zwłaszcza jeśli alternatywą jest zawarcie umowy w formie ustnej), to masz możliwość wyboru różnych form podpisania dokumentu – i wybór ten będzie miał znaczenie. Jeśli wybierzesz podpis polegający na potwierdzeniu tożsamości e-mailem i SMSem, to zawrzesz umowę w formie dokumentowej.

A jeśli podpiszesz umowę kwalifikowanym podpisem elektronicznym – to mamy formę elektroniczną.

Forma pisemna

Jeśli jednak nie chcesz wydać kilkuset złotych na kwalifikowany podpis elektroniczny, to pozostaje Ci druga opcja, czyli klasyczna forma pisemna – nazwijmy ją formą korespondencyjną.

Taka forma zawierania umów jest dość powszechna, ale jest tu bardzo, bardzo istotny szczegół, który większości przedsiębiorców umyka.

Jest dość powszechną wiedzą, że dla zachowania formy pisemnej wystarczające jest, że każda ze stron podpisze się na jednym z egzemplarzy umowy.

Z tego powodu wielu z nas, kiedy stwierdzimy, że potrzebujemy z kontrahentem z drugiego końca Internetu zawrzeć umowę na piśmie uzgadnia z nim warunki takiego kontraktu, a następnie drukuje umowę, podpisuje i przesyła skan. Druga strona robi to samo, i cyk – mamy umowę.

No i faktycznie, umowa jest, ale nie jest to forma pisemna.

Bo żeby mówić o dochowaniu formy pisemnej konieczna jest co najmniej wymiana własnoręcznie podpisanych dokumentów obejmujących treść oświadczenia woli. Wymiana. Własnoręcznie podpisanych. Dokumentów.

Upraszczając sytuację – tylko wtedy, gdy ze stron posiada egzemplarz umowy podpisany własnoręcznie przez drugą stronę jest zachowaniem formy pisemnej.

Dlatego jeśli zawierasz umowę w ten sposób, to jest świetną polityką archiwizacyjną skanowanie umowy i przesyłanie takiej kopii drugiej stronie. Po zeskanowaniu jednak zarówno Ty jak i druga strona musicie albo przesłać sobie podpisane przez siebie egzemplarze pocztą czy kurierem, albo wręczyć sobie osobiście podpisane przez siebie egzemplarze.

W przeciwnym razie nie ma formy pisemnej!

Skutki niedochowania formy pisemnej

Co jednak stanie się w sytuacji, gdy zawrzesz umowę nie dochowując wymaganej formy pisemnej?

Możliwe są dwa scenariusze i jest to zależne od tego, jaki rygor nadano zadanej formie zawarcia umowy.

I tak, jeśli umowa musi być zawarta na piśmie pod rygorem nieważności, to, EUREKA, umowa zawarta bez dochowania tej formy jest nieważna. Czyli nie przyniesie oczekiwanego skutku.

To sprawia, trzymając się podanych wcześniej przykładów, że umowa nie przeniesie autorskich praw majątkowych (bo umowa taka musi mieć formę pisemną pod rygorem nieważności) a aneks do umowy tak naprawdę nie wniesie żadnych zmian (zakładając, że strony umowy zastrzegły, że zmiany umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności).

Jeśli jednak takiego rygoru nie zastrzeżono, to mamy do czynienia z drugim scenariuszem – kiedy forma pisemna jest zastrzeżona dla celów dowodowych.

Umowa zawarta ze złamaniem takiego rygoru jest ważna i skuteczna, ale w razie sporu nie będzie możliwe korzystanie z zeznań świadków oraz stron na okoliczność zawarcia umowy i jej treści. Będzie to możliwe jedynie w przypadku, gdy strony umowy wyrażą na to zgodę, jeśli żąda tego konsument w sporze z przedsiębiorcą albo gdy treść umowy zostanie uprawdopodobniona za pomocą dokumentu.

Prawo przewiduje jednak ciekawy wyjątek dla umów B2B. Otóż przepisów o formie pisemnej zastrzeżonej dla celów dowodowych nie stosuje się do umów, w której obie strony są przedsiębiorcami. W takim przypadku niedochowanie formy pisemnej skutkuje… niczym. Umowa jest tak samo ważna i wiążąca jakby została zawarta w formie pisemnej.

Logiczne? Nie. Ale co ja poradzę?

Podsumowanie

Podsumowując powyższy tekst trzeba podkreślić, że żeby zawrzeć umowę na piśmie nie musisz spotykać się ze swoim kontrahentem. W dobie Internetu i coraz bardziej powszechnej współpracy zdalnej takie rozwiązanie byłoby bardzo drogim sposobem marnowania czasu.

Jeśli chcesz zawrzeć umowę na piśmie, ale przez Internet, musisz:

  • zawrzeć umowę podpisując umowę kwalifikowanym podpisem elektronicznym;
  • wymienić się ze swoim kontrahentem podpisanymi przez was egzemplarzami umowy – tak, żeby każdy z Was miał egzemplarz podpisany przez drugą stronę.

Jeśli jednak forma pisemna jest zastrzeżona bez rygoru nieważności, zadbaj chociaż o dochowanie jakiejkolwiek formy, w której będziesz posiadał jakikolwiek dokument w ręku.

Jeśli jednak umowa ma być zawarta pod rygorem nieważności na piśmie, to musisz zadbać o to, żeby dochować wymogów opisanych powyżej. Jeśli tego nie zrobisz, to niestety…

Maciej Żółtowski

Radca prawny

Od 8 lat współpracuję z małymi i średnimi przedsiębiorstwami pomagając im świadomie i bezpiecznie rosnąć.

0 komentarzy

Wyślij komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany.

Inne kategorie artykułów:

PRAWO | kategoria 2 | kategoria 3