Spółka z o.o. – o czym Ci nie mówią? (cz. II)

Jest piątek, więc zgodnie z obietnicą jedziemy dalej z dogmatem wszystkich tych, którzy opuszczają strefę komfortu. Na tapecie jest spółka z o.o.! Z pierwszej części wiesz już, że sprawa z podatkami i składkami, oraz ich rozliczeniami nie jest taka prosta jakby się to wydawało. Dziś opowiem Ci o tym, że na innych polach działalności wcale nie jest łatwiej.

Ten wpis jest drugim artykułem z cyklu dotyczącego spółki z o.o.

Poprzedni wpis znajdziesz TUTAJ : Czy warto założyć spółkę z o.o. – czyli o czym Ci nie mówią? (Cz. I)

 

W POPRZEDNIM ODCINKU…

Przy pełnej księgowości wypracowane rynkowe zasady są podobne, ale stawka wynagrodzenia biura rachunkowego zazwyczaj jest jakieś 2 – 3 razy wyższa.

I trudno się dziwić, bo obok rozliczeń podatku CIT (który jest podatkiem bardziej skomplikowanym niż PIT… tak, da się) i VAT dochodzi sporządzanie corocznych sprawozdań finansowych oraz drobiazgowe notowanie każdej operacji finansowej prowadzonej w spółce.

Każdej.

I właśnie dlatego…

Co jest spółki, to nie jest Twoje.

Spółka posiada odrębny majątek, który jednocześnie nie jest majątkiem wspólników.

Ani wspólnicy ani zarząd nie mogą wydać nawet złotówki z majątku spółki bez odnotowania tego w księgach rachunkowych, a wydatki te nie mogą nastąpić na cele inne niż działalność spółki. Czyli wygląda to zupełnie inaczej niż w działalności gospodarczej, gdzie środki prywatne i firmowe można dowolnie mieszać (inna rzecz, że tak robić nie należy, ale o tym kiedy indziej).

Posiadając spółkę nie możesz po prostu przelać sobie środków z konta firmowego na prywatne. Nie możesz zapłacić firmową kartą za prywatne zakupy. Nie możesz wziąć 200 zł z kasy i ruszyć w miasto. Każda wypłata z rachunku bankowego spółki albo z kasy gotówkowej musi mieć swoją podstawę i zostać odnotowana w księgach rachunkowych.

A zatem wspólnik, aby otrzymać ze spółki jakiekolwiek środki musi albo przekonać pozostałych wspólników do podjęcia uchwały o wypłacie dywidendy albo znaleźć inny sposób, by środki uzyskać. Na przykład przez zatrudnienie się w spółce za wynagrodzeniem (co będzie się oczywiście wiązało z obowiązkami podatkowymi i, czasami, składkowymi) albo wypłatę wynagrodzenia za sprawowanie zarządu (też podatki)…

W konsekwencjinieważne czy jesteś właścicielem wszystkich udziałów w spółce i prezesem jej zarządu czy też ta konfiguracja jest inna – nigdy nie jesteś właścicielem majątku zgromadzonego w spółce i nie możesz nim bez podstawy prawnej dysponować.

Posiadasz jedynie udział w samej spółce… i nie, to nie jest to samo.

Formalności, czyli spółka z o.o. w pigułce

Nieoczekiwanie prowadzenie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością to całkiem sporo formalności księgowo – finansowej, ale przecież to już koniec, prawda?

Ooooj, będzie rozczarowanie.

Jak już wiesz, spółka funkcjonuje za pomocą swoich organów. Przypomnę z poprzedniego wpisu, że organami tymi są zgromadzenie wspólników (podejmujący kluczowe decyzje co do tego, jak funkcjonuje spółka), zarząd (podejmujący decyzje bieżące, w sprawach tzw. zwykłego zarządu) oraz ewentualnie rada nadzorcza, która w małych spółkach nie jest konieczna.

Każdy z tych organów posiada szczegółowe procedury postępowania opisane w ustawie o rachunkowości, Kodeksie Spółek Handlowych oraz w umowie spółki i dokumentach wewnętrznych. I procedur tych należy skrupulatnie dochowywać, bo jak nie, to sąd rejonowy się przyczepi i delikatnym, subtelnym powiewem grzywny przypomni o obowiązkach wspólnika czy członka zarządu. Albo innemu wspólnikowi nie spodoba się podjęte działanie i skutecznie je zaskarży. Albo zawarta z osobą trzecią umowa będzie nieważna. Wszystko zależy od tego, jakich obowiązków w spółce nie dochowano.

Konsekwencje mogą więc być surowe, dlatego jeśli decydujesz się na założenie spółki z o.o., to powinieneś znać je wszystkie. A jest ich trochę, bo musisz pamiętać, oczywiście obok standardowych obowiązków związanych z prowadzeniem pełnej księgowości i obowiązków każdego przedsiębiorcy (np. RODO), o:

  • zawiązaniu spółki przez zawarcie umowy o odpowiedniej treści;
  • konieczności dbania o prawidłowość zwoływania zgromadzeń wspólników i dotrzymywania terminów określonych w k.s.h., ewentualnie o właściwym zaprotokołowaniu niezwołanych zgromadzeń;
  • zorganizowaniu corocznego zgromadzenia wspólników w celu zatwierdzenia sprawozdania finansowego za rok ubiegły, sprawozdania zarządu z działalności spółki, podjęcia uchwały o przeznaczeniu zysku lub pokrycie straty oraz udzielenia lub odmowy udzielenia absolutorium członkom zarządu (tak, wszystkie te dokumenty również musisz stworzyć) i protokołowaniu tego zgromadzenia;
  • złożeniu w/w uchwał do Krajowego Rejestru Sądowego;
  • dbałości o to, żeby wszelkie zmiany w sposobie działania spółki, a które muszą być zgłaszane do Krajowego Rejestru Sądowego, zostały do niego zgłoszone (co wiąże się każdorazowo z dodatkową opłatą);
  • prowadzeniu dokumentacji udziałowej spółki (listy wspólników, księgi udziałów);
  • upływie kadencji członków zarządu i konieczności powołania nowych członków zarządu lub odnowienia ich kadencji;
  • właściwym oznaczaniu pism (tak, są przepisy które wskazują co musi się znaleźć na każdym piśmie pod rygorem grzywny – znajdziesz je w art. 206 k.s.h.);
  • konieczności powołania pełnomocnika każdorazowo do zawarcia umowy z członkiem zarządu spółki;
  • konieczności uzyskania zgody zgromadzenia wspólników na dokonywanie niektórych transakcji;

Jest tego sporo, ale to tylko wierzchołek góry lodowej, bo nie wymieniłem ich wszystkich. Dlatego jeśli nie chcesz skończyć jak Titanic, to powinieneś uważniej spoglądać przez lornetkę na otaczający Cię prawny horyzont, zwłaszcza zaglądać do Kodeksu Spółek Handlowych i ustawy o rachunkowości. Inaczej możesz skończyć jak Jack Dawson (Rose, gdybyś tylko trochę się przesunęła na tych drzwiach…).

Likwidacja spółki

Założenie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością trwa dziś około 24 godziny i jest w sumie całkiem proste (zrobisz to za pośrednictwem portalu S24 – ale o tym opowiem Ci innym razem).

Ale kiedy już założysz spółkę i wszystkie wyżej wymienione obowiązki „wejdą Ci na głowę”, to może się tak zdarzyć, że przytłoczony obowiązkami postanowisz jednak zrezygnować z tej formy prowadzenia działalności – i postanowisz zlikwidować spółkę. Oczywiście to da się zrobić, ale chyba nie myślisz, że tu też będzie tak prosto?

Minimum 8 – 9 miesięcy…

Spółka z o.o. likwiduje się długo. Podział majątku spółki między wspólników może nastąpić dopiero po 6 miesiącach licząc od dnia ogłoszenia o otwarciu likwidacji. A ponieważ publikacja tego ogłoszenia to nie jest pierwsza czynność w postępowaniu, a podział majątku nie jest czynnością ostatnią, to minimum jakie musisz liczyć na zakończenie procesu likwidacji to właśnie te 8 miesięcy.

…i kilka tysięcy złotych.

Postępowanie likwidacyjne spółki jest wymagające pod względem formalnym i kosztowym. Nawet, jeśli chcesz przeprowadzić całe postępowanie samodzielnie, to za wynagrodzenie notariusza, opłaty sądowe i opłatę za ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym zapłacisz około dwóch tysięcy złotych. Jeśli zaś potrzebujesz pomocy prawnika to musisz doliczyć minimum około 3.000 złotych.

Dla jednych to dużo, dla innych mało – warto po prostu mieć to na uwadze, że likwidacja spółki z o.o. nie jest ani tak szybka, ani tak tania jak jej założenie.

Ograniczenie ryzyka – … no nie.

Eh.

Sam już jestem zmęczony tym znęcaniem się nad spółką z o.o., którą prywatnie naprawdę bardzo lubię. Ale może cała ta gra jest warte świeczki, skoro powoduje to, że nie ponosisz ryzyka swoim prywatnym majątkiem, jak to ma miejsce w indywidualnej działalności gospodarczej?

I masz rację, nie ponosisz!

Dopóki jesteś tylko wspólnikiem, to nie ponosisz odpowiedzialności za zobowiązania spółki z o.o. Jeśli więc spółka poniesie straty i będziesz musiał ją zlikwidować albo ogłosić jej upadłość, to Twojemu prywatnemu majątkowi absolutnie nic nie grozi.

Czujesz już nadciągające „ale”?

Jeśli jesteś jednocześnie członkiem zarządu, to pilnuj terminów i kondycji finansowej spółki.

Masz bowiem 30 dni na złożenie wniosku o ogłoszenie upadłości spółki, licząc od dnia, w którym dowiedziałeś się o tym, że zaistniały przesłanki do upadłości (tj. od chwili, kiedy spółka utraciła zdolność do wykonywania wszystkich swoich zobowiązań pieniężnych), albo na zgłoszenie wniosku o otwarcie postępowania restrukturyzacyjnego lub o zatwierdzenie układu.

Jeśli tego nie zrobisz w tym terminie, to niestety będzie problem.

Jeśli egzekucja należności od spółki się nie powiedzie – członek zarządu odpowiada za zobowiązania spółki. Całym swoim prywatnym majątkiem. Możesz się z tego wybronić jedynie udowadniając, że niezgłoszenie wniosku o ogłoszenie nastąpiło nie z Twojej winy, albo że wierzyciel (czyli osoba dochodząca pieniędzy) nie poniosła szkody.

Jeśli więc jesteś jednocześnie wspólnikiem spółki i członkiem jej zarządu, co w małych spółkach jest najczęstszym scenariuszem, to ograniczenie ryzyka faktycznie istnieje, ale musisz koniecznie pilnować tego, w jakiej kondycji finansowej jest Twoja spółka.

W przeciwnym razie poczucie bezpieczeństwa, które miała Ci dawać spółka z ograniczoną odpowiedzialnością będzie jedynie iluzoryczne i może bardziej szkodzić niż pomagać.

Podsumowanko, czyli po co mi ta spółka z o.o.?

Ja naprawdę nie chcę, żeby ten tekst zabrzmiał jak opowieść o tym, że spółka z o.o. to nie jest najszczersze złoto tylko… no coś mniej złotego od złota.

To, co próbuję Ci przekazać, to to, że to jest naprawdę złożony twór prawny, który wymaga dużo większej wiedzy i czujności niż to ma miejsce w przypadku prowadzenia indywidualnej działalności gospodarczej rejestrowanej w CEIDG.

Z tego powodu spółka z ograniczoną odpowiedzialnością nie jest dla każdego. Jeśli dopiero zaczynasz prowadzenie działalności, to zdecydowanie odradzam, bo próg wejścia (jeśli chodzi o wiedzę) oraz obsługi (jeśli chodzi o koszty obsługi spółki) nie jest wcale tak niski, jak się wszystkim wydaje.

Oczywiście, w sytuacji, gdy jest to przemyślana biznesowo decyzja która ma swój cel, a Ty będziesz potrafił samodzielnie spółkę obsłużyć (albo posiadasz środki na pokrycie kosztów obsługi) to założenie spółki z o.o. może być rewelacyjnym rozwiązaniem. Sprawnie zarządzana spółka ograniczy ryzyko biznesowy i będzie kształtować Twoją wiarygodność, a czujność co do terminu zgłoszenia wniosku o upadłość w przypadku zaistnienia kłopotów z wypłacalnością skutecznie odetnie Twoją odpowiedzialność prywatnym majątkiem za zobowiązania spółki.

Z drugiej strony, jeśli chcesz założyć spółkę żeby zaoszczędzić jakieś 1000 zł/mies. na ZUSie (no bo składkę zdrowotną i tak JAKĄŚ będziesz musiał zapłacić, żeby być ubezpieczonym) to naprawdę dobrze przemyśl, czy masz na tyle czasu i nerwów, żeby stale i samodzielnie obsługiwać spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością.

Pytanie jednak po co miałbyś to w ogóle rozważać, skoro mecenas Żółtowski tak stanowczo wskazuje na aż tyle wad tej formy prowadzenia działalności?

Ano dlatego, że w niektórych sytuacjach gra może być warta świeczki. Spółka z o.o. ma całkiem sporo niezaprzeczalnych plusów.

A jakich? O tym opowiem Ci w kolejnym tekście – już w najbliższy wtorek!

Maciej Żółtowski

Radca prawny

Od 8 lat współpracuję z małymi i średnimi przedsiębiorstwami pomagając im świadomie i bezpiecznie rosnąć.

0 komentarzy

Funkcja trackback/Funkcja pingback

  1. Czy warto założyć spółkę z o.o., czyli o czym Ci nie mówią? (Cz. I) - Radca prawny Maciej Żółtowski - […] Ale Ty już nie musisz czekać! Drugą część artykułu znajdziesz tutaj: Spółka z o.o. – o czym Ci nie…
  2. Załóż spółkę, mówią… a dlaczego mówią? (Cz. III) - Radca prawny Maciej Żółtowski - […] Spółka z o.o. – o czym Ci nie mówią? (cz. II) […]
  3. Umowa z biurem rachunkowym w pięciu krokach - Radca prawny Maciej Żółtowski - […] i nie dzielić go jak tych, które dotyczyły spółek (gdzie powstały trzy części : pierwsza, druga i […]

Wyślij komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany.

Inne kategorie artykułów:

PRAWO | kategoria 2 | kategoria 3