Umowa z biurem rachunkowym w pięciu krokach

Umowa z biurem rachunkowym w pięciu krokach

Jednym z pierwszych wyzwań, które staje przed niemal każdym przedsiębiorcą niedługo po, a czasami krótko przed, rozpoczęciem działalności gospodarczej jest wybór biura księgowego. Zaraz po nim następuje uroczysta chwila – zawarta zostaje umowa z biurem księgowym. Od teraz jesteś już prawdziwym przedsiębiorcą! Jednak czy wiesz jak zabezpieczyć swoje interesy w takiej umowie? Na co powinieneś zwrócić uwagę? Jak zabezpieczyć swoje interesy? Jeżeli, tak jak ja, nie chcesz prowadzić swojej księgowości samodzielnie – to świetnie trafiłeś.

Spędzanie czasu na prowadzeniu księgowości zamiast na zarabianiu pieniędzy sprawia, że masz w życiu więcej księgowości, a mniej pieniędzy. No chyba, że jesteś księgowym. Wtedy nie.

Ale w każdym innym przypadku tak. I właśnie dlatego potrzebujesz eksperta, który poprowadzi to za Ciebie – czyli księgowego. Według moich precyzyjnych wyliczeń samodzielne prowadzenie spraw księgowych zajmuje… no dużo czasu… a, ujmując rzecz procentowo, ryzyko jest bardzo wysokie.

Potrzebujesz zatem księgowego. A to znaczy, że musisz z nim zawrzeć umowę.

Biuro księgowe zazwyczaj prześle Ci swój wzór umowy. Nie ma zatem najmniejszego sensu wrzucanie do tego tekstu wzoru. I tak z niego nie skorzystasz. Zamiast tego skupimy się na tym, żeby przysłany Ci wzór umowy w sposób właściwy ocenić.

A do tego przyda się moja metodologia pięciu kroków, którą już poznałeś, a którą po raz pierwszy zobaczysz w boju. Dla przypomnienia, owe pięć kroków to:

  1. Zastanów się czego potrzebujesz;
  2. Znajdź i sprawdź kontrahenta;
  3. Sprawdź w jakiej formie powinieneś zawrzeć umowę;
  4. Przeczytaj projekt umowy dwa razy i negocjuj;
  5. Zabezpiecz swoje interesy.

Jeśli jeszcze nie czytałeś tekstu, w którym omawiam te kroki, to koniecznie go teraz nadrób, bo nie będziemy się cofać do rzeczy, które zostały tam omówione.

PRZECZYTAJ GO TUTAJ!

Już? No to lecimy!

KROK I – zastanów się czego potrzebujesz

I pierwszym wyzwaniem, które przed Tobą staje to zbadanie Twoich własnych potrzeb.

Jest to krok prawie zawsze pomijany, a prawie najważniejszy, bo wpłynie na każdy kolejny krok. KAŻDY.

Swoje potrzeby zbierz i wypisz na kartce. Miej je zawsze przed sobą kiedy będziesz przystępować do kolejnych kroków w pracy nad umową.

No więc czego oczekujesz od biura rachunkowego?

Teoretycznie odpowiedź jest prosta i oczywista. Od księgowego oczekujesz, żeby właściwie rozliczano Ci podatki i składki, oraz żeby prawidłowo prowadzono księgę przychodów i rozchodów (albo pełne księgi rachunkowe jeśli musisz je prowadzić).

Tylko czy to na pewno tyle? Zastanów się na przykład:

  • czy oczekujesz dostępu do systemu fakturowego?
  • czy chciałbyś mieć dostęp do systemu komputerowego służącego do rozliczeń zawierającego np. jakieś dane statystyczne?
  • jak chciałbyś przesyłać faktury do biura rachunkowego?
  • do kiedy zdążysz uporządkować i przesłać faktury z danego miesiąca?
  • ile faktur kosztowych miesięcznie zamierzasz księgować?
  • jak wysokie OC biura rachunkowego sprawiłoby, że poczułbyś się bezpiecznie?
  • jakich szczegółowych usług dodatkowych potrzebujesz od biura rachunkowego np. doradztwa podatkowego?

I tak dalej.

Rozpracuj ze szczegółami, jak chciałbyś, żeby współpraca z biurem rachunkowym wyglądała.

Nie każde biuro rachunkowe spełni wszystkie Twoje wymagania. Jeśli potrzebujesz specjalisty od prowadzenia ksiąg spółki z o.o. oraz oczekujesz doradztwa podatkowego i finansowego, to prawdopodobnie część małych biur księgowych nie będzie w stanie tych wymagań spełnić. To zupełnie naturalne.

A to znaczy, że już na tym etapie – zanim w ogóle zacząłeś kopać w Internetach, weryfikować poszczególne biura i ich kompetencje, zanim zmarnowałeś czas na czytanie projektu umowy, prowadzenie negocjacji, zanim utopiłeś tysiące złotych w usługę która Ci nie odpowiada – wiesz, że powinieneś np. poszukać innego biura albo doradztwo podatkowe zlecać zupełnie gdzie indziej.

Wiesz czego chcesz – czas wyruszyć na łowy.

KROK II – znajdź i sprawdź kontrahenta

W drugim kroku zaczynamy poszukiwania biura rachunkowego, które możliwie maksymalnie wpisze się w Twoje wymagania, a potem zweryfikujemy, czy zawarcie umowy z tym kontrahentem jest dla Ciebie bezpieczne.

Jak to bezpieczne?

Otóż podejmując współpracę z biurem rachunkowym musisz pamiętać o tym, że za prawidłowość rozliczeń podatkowych odpowiadasz tylko i wyłącznie TY. Biuro rachunkowe odpowiada jedynie odszkodowawczo przed Tobą.

Czyli, jeśli za 2 lata okaże się, że VAT był błędnie naliczony, to Ty będziesz musiał pokryć różnicę. Jeśli za 3 lata przyjdzie do Ciebie kontrola skarbowa i stwierdzi jakieś nieprawidłowości, to grzywnę nałoży na Ciebie, a nie na księgowego, któremu płacisz.

Biuro rachunkowe może Ci ewentualnie zapłacić odszkodowanie i to pod warunkiem, że nie pozwolisz sobie wyłączyć albo ograniczyć odpowiedzialności odszkodowawczej.

Wybór biura rachunkowego jest więc jednym z kroków zmierzających do ograniczenia Twojego ryzyka biznesowego, ale jednocześnie krokiem ryzykownym. Twoim zadaniem jest zminimalizowanie tego ryzyka. Nie kieruj się więc wyłącznie ceną ani tym, że księgowy to Twój znajomy. Pamiętaj, że za ten wybór odpowiadasz całym swoim majątkiem (chyba, że prowadzisz np. spółkę z o.o. – wtedy tylko odpowiadasz tylko w niektórych okolicznościach – i tak, wrzuciłem to zdanie tylko po to, żeby podlinkować inny tekst!).

Jeśli więc lubisz swój prywatny majątek, to zadbaj o odpowiedni wybór biura rachunkowego, a następnie o dobrą umowę.

A ponieważ księgowy nie jest dziś zawodem regulowanym to usługi księgowo – rachunkowe może prowadzić każdy, kto posiada pełną zdolność do czynności prawnych i nie był karany.

Powinieneś więc potwierdzić, że biuro, które wybrałeś posiada stosowne kwalifikacje i doświadczenie. Poczuj się jak rekruter, jakbyś zatrudniał biuro księgowe jako pracownika w swojej firmie.

Zapytaj o to, jakie osoby dane biuro zatrudnia i jakie certyfikaty one posiadają. Poczytaj opinie w Google. Zapytaj w jakiej branży wybrane przez Ciebie biuro rachunkowe się specjalizuje i czy będzie potrafiło obsłużyć Twoją firmę tak pod względem sposobu działania, który przewidujesz jak i formy organizacyjnej w której zamierzasz działać (np. jeśli zamierzasz założyć spółkę z o.o., to poszukaj biura rachunkowego, które ma w tym doświadczenie).

Zajrzyj też do CEIDG lub KRS (w zależności czy to działalność indywidualna czy spółka) i sprawdź, czy biuro istnieje, od kiedy, sprawdź czy w swoich kodach PKD posiada odpowiedni kod (69.20.Z – brak tego kodu nie sprawia, że biuro nie może prowadzić działalności rachunkowej, ale może świadczyć o tym, że dany przedsiębiorca nigdy się taką działalnością nie zajmował).

Jak zawsze w kroku II sprawdź przy okazji kto może podpisać umowę w imieniu biura rachunkowego, a jeśli osoba która ma ją podpisać nie widnieje w właściwym rejestrze jako osoba uprawniona – niech załączy do umowy pełnomocnictwo.

KROK III – forma umowy

Umowa z biurem rachunkowym to typowa, standardowa umowa o świadczenie usług i nie wymaga szczególnej formy, w związku z czym może zostać zawarta w dowolnej formie, w tym dokumentowej (np. przez takie portale jak Autenti albo przez potwierdzenie zawarcia umowy w treści wiadomości e-mail, przesłanie skanów podpisanej umowy itd.)

I teraz będzie takie duże, fajne ALE, bo na salony wchodzi, całe na biało, włochate, kłapiące zębiskami RODO.

Wybrane przez Ciebie biuro rachunkowe będzie przecież otrzymywać od Ciebie całkiem sporo dokumentów zawierających dane osobowe. Pojawią się na fakturach, rachunkach, umowach (jeśli będziesz je przekazywał księgowemu), ale także np. w formularzach przesyłanych do ZUS po to, by objąć ubezpieczeniem zdrowotnym nie tylko Ciebie, ale też Twoją najbliższą rodzinę.

Biuro rachunkowe będzie te dane przetwarzać, ale tylko na Twoją rzecz i w Twoim imieniu, bo to wprost wynika z charakteru świadczonych usług. Będzie tzw. procesorem, albo, jak to ładniej określa rozporządzenie – podmiotem przetwarzającym.

A to znaczy, że musicie zawrzeć umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych. Umowa ta, zgodnie z art. 28 ust. 9 RODO, powinna być zawarta w formie pisemnej albo elektronicznej (czyli z kwalifikowanym podpisem elektronicznym – nie wystarczy ani profil zaufany, ani Autenti, ani jakikolwiek inny „pośrednik podpisu” jeśli potwierdzasz tam umowę mailem lub SMSem. Możesz zawrzeć umowę w formie elektronicznej za pośrednictwem tych portali, ale pod warunkiem, że skorzystasz z opcji złożenia kwalifikowanego podpisu elektronicznego dostępnej np. na wspomnianym Autenti).

A skoro tę umowę powinieneś zawrzeć na piśmie, to nie ma żadnych przeciwwskazań, żeby przy okazji zawrzeć na piśmie umowę o świadczenie usług.

KROK IV – przeczytaj umowę dwa razy

Gdy już biuro księgowe przyśle Ci swój projekt umowy, to zgodnie z metodologią pięciu kroków powinieneś teraz dwa razy przeczytać ten projekt.

Za pierwszym razem sprawdź, co Ci się w umowie nie podoba oraz na to, jaki sposób pracy preferuje biuro. Szczególną uwagę zwróć na:

  • zakres usług świadczonych przez biuro w cenie;

W standardowym zakresie usług powinno znaleźć się przede wszystkim prowadzenie księgi przychodów i rozchodów (ew. ksiąg rachunkowych gdy mowa o pełnej księgowości), składanie deklaracji podatkowych (PIT i VAT) i składanie deklaracji ubezpieczeniowych, w tym dotyczących składki zdrowotnej (ZUS). Jeśli potrzebujesz usług bardziej wyspecjalizowanych, to zwróć uwagę na to, by były wyszczególnione w umowie (np. prowadzenie rozliczeń VAT metodą kasową czy rozliczanie wynagrodzeń pracowników).

  • zasady obliczania wynagrodzenia, w szczególności na opłaty dodatkowe i okoliczności ich nakładania;

Standardowym sposobem obliczania wysokości wynagrodzenia biura rachunkowego jest obliczanie stawki według ilości przesłanych dokumentów kosztowych.

Zwróć jednak uwagę na opłaty dodatkowe – takie jak opłata za rozliczenie wynagrodzenia pracownika, za złożenie korekty deklaracji, za zaksięgowanie faktury przesłanej do biura rachunkowego po terminie, za rozliczanie ulg podatkowych (np. za zakup kasy fiskalnej), rozliczenie prywatnego PIT rocznego itp.

I nie chodzi o to, żebyś to wszystko wykreślił – ale żebyś miał pełną świadomość co do tego, na jakie koszty musisz się przygotować i ewentualnie poprawił to, co najbardziej Ci doskwiera. Sprawdź też kiedy je poniesiesz i jak biuro będzie musiało Cię o tym poinformować.

  • ewentualne ograniczenia odpowiedzialności biura;

Sprawdź, czy biuro rachunkowe w jakiś sposób nie ogranicza swojej odpowiedzialności wobec Ciebie – a jeśli tak, to do jakiej wysokości.

Ogólną praktyką jest to, że biuro rachunkowe wyłącza odpowiedzialność względem klienta za wszelkie przypadki, w których klient nie przekazał stosownych informacji lub dokumentów – i to jest oczywiste.

Moim zdaniem jednak to jedyne ograniczenie odpowiedzialności biura, na jakie powinieneś się zgodzić, ewentualnie możesz zgodzić się na ograniczenie odpowiedzialności odszkodowawczej do wysokości zawartej przez biuro polisy OC – pod warunkiem, że będzie miało odpowiednio wysoką sumę gwarancyjną (sprawdź ją!).

Pozostałe przypadki wyłączenia odpowiedzialności biura powinieneś bardzo uważnie sprawdzić i rozważyć.

  • procedury rozliczeń podatkowych, w tym rozliczeń rocznych;

Sprawdź uważnie jak będzie przebiegał proces zatwierdzania przez Ciebie rozliczeń, zwłaszcza rozliczeń rocznych – tj. czy biuro księgowe będzie Ci przesyłało deklaracje podatkowe do zatwierdzenia.

Upewnij się w szczególności, że będziesz miał możliwość wglądu do dokumentów rozliczeniowych przed ich złożeniem i wysłaniem do urzędu skarbowego czy ZUS, oraz że dostęp ten uzyskasz przynajmniej na kilka dni przed ich wysłaniem – tak, żebyś mógł zweryfikować, czy wszystko jest ok.

Takiego postanowienia często w umowie nie ma – warto je wprowadzić, zaznaczając, że taki wgląd będzie następował na Twoje żądanie zgłoszone np. do 3 dni przed terminem rozliczenia. To sprawi, że w umowie będzie działał automat – jeśli nie zgłosisz żądania wzglądu do dokumentów, to księgowy wyśle deklarację bez Twojego udziału.

  • terminy, których Ty będziesz musiał dotrzymywać (np. terminy wysyłki faktur kosztowych) i inne Twoje obowiązki;

Przypuszczam, że nie muszę tłumaczyć jak ważne jest to, żebyś wiedział co musisz.

I nie chodzi tylko o terminy zapłaty faktury, ale też np. wysyłki dokumentów kosztowych do biura (bo za wysyłkę po terminie może być Ci naliczana np. dodatkowa opłata – patrz wyżej).

  • sposób kontaktu z biurem;

Warto, żeby w umowie była wyznaczona osoba, z którą będziesz się bezpośrednio kontaktował albo przynajmniej jakieś dane kontaktowe, gdzie będziesz mógł wysyłać maile czy dzwonić w razie wątpliwości.

Z drugiej strony musisz dokładnie wiedzieć gdzie i jak wysyłać faktury i inne dokumenty albo pytania związane z Twoją działalnością. Nawet jeśli teraz wydaje Ci się, że ich nie masz, to wierz mi – wydaje Ci się.

Sprawdź też, czy biuro prowadzi księgowość np. w jakimś systemie komputerowym do którego mógłbyś mieć dostęp, chociażby w celu wystawiania faktur czy sprawdzania statystyk dotyczących prowadzenia Twojej działalności gospodarczej (np. moje biuro księgowe prowadzi księgi w systemie wfirma.pl, w którym mam dostęp do wszystkich dokumentów wygenerowanych przez biuro).

  • zasady wypowiedzenia umowy oraz co się stanie w przypadku, gdy umowa zostanie wypowiedziana, zwłaszcza gdy nastąpi to w trakcie roku kalendarzowego;

To jest ultra ważna kwestia nad którą mało kto, na etapie zawierania umowy, się zastanawia.

Życie toczy się różnie, życie gospodarcze jeszcze różniej i czasami konieczne jest rozwiązanie umowy z biurem rachunkowym. Procedurę tego, co się stanie, gdy zajdzie taka konieczność (zwłaszcza jeśli miałoby to nastąpić w atmosferze sporu) warto spisać właśnie teraz – gdy jesteście do siebie pozytywnie nastawieni.

Z rozwiązaniem umowy z biurem księgowym wiąże się kilka kwestii.

Po pierwsze – co się stanie z dokumentami, które przesłałeś do biura przez cały okres współpracy – kiedy mają zostać Ci wydane i jak?

Po drugie – co z bieżącym rozliczeniem zwłaszcza w przypadku rozwiązania umowy w środku roku kalendarzowego? W jaki sposób zostaną Ci wydane księgi rachunkowe, żebyś mógł dalej prowadzić je samodzielnie lub przy pomocy innego biura rachunkowego?

Po trzecie – jak będzie wyglądało rozliczenie finansowe zakończenia współpracy?

Wszystkie te kwestie, a zwłaszcza dotycząca ksiąg rachunkowych, mogą być trudne w przypadku ewentualnego sporu, a jednocześnie ich niewydanie znacząco utrudni Ci prowadzenie dalszej księgowości, czy to samemu czy przez inne biuro. Dlatego zadbaj o to, by w umowie zapewnić sobie szybkie i sprawne przekazanie dokumentów.

  • inne kwestie, które budzą Twoje wątpliwości;

Jestem gotów się założyć, że już na tym etapie zapewne pojawi Ci się kilka kwestii, które będziesz musiał omówić z wybranym przez Ciebie biurem rachunkowym.

Przed drugim czytaniem przypomnij sobie raz jeszcze listę, którą sporządziłeś w kroku II. Teraz będzie Ci ona szczególnie przed Tobą, bo Twoim celem jest odnalezienie wszystkich punktów, który w umowie nie ma. Trudno tutaj wypisać to, co można do takiej umowy wprowadzić, ponieważ wynikać to będzie z Twojej prywatnej listy.

I znowu, nie ma żadnej gwarancji, że biuro rachunkowe spełni wszystkie warunki które zaproponujesz. Dlatego warto, żebyś wprowadzając zmiany wyznaczył sam sobie które warunki są „brzegowe”, wyznaczające strefę „ani kroku wstecz”, a przy których jesteś w stanie się ugiąć i przystać na warunki proponowane przez kontrahenta.

KROK V – zabezpieczenia umowy

No i ostatni krok w Twojej pracy nad wzorem umowy – zabezpiecz swój interes!

Bardzo częstym scenariuszem jest ten, w którym kontrahent przysyłający umowę do podpisu zabezpiecza w niej tylko swoje interesy. Trudno oczywiście się temu dziwić, ale też to nie znaczy, że nie możesz spróbować wynegocjować z biurem rachunkowym zabezpieczenia również Twoich interesów. Wszak w umowie jesteście równorzędnymi partnerami.

Podstawowymi środkami Twojego zabezpieczenia powinny być:

  • OC biura rachunkowego – najlepiej, jeśli polisa OC zostanie załączona do umowy.

Zadbaj przy tym o to, żeby biuro miało obowiązek utrzymywania ubezpieczenia przez cały czas trwania umowy.

W idealnym scenariuszu biuro powinno po każdym odnowieniu polisy przesłać Ci aktualną polisę, ale jeżeli tego nie uczyni, to niech chociaż ma obowiązek poinformować Cię o każdym przypadku, gdy suma gwarancyjna ubezpieczenia się zmniejszy albo ubezpieczenie wygaśnie.

  • kary umowne – przynajmniej za takie naruszenia umowy, które grożą Tobie grzywną albo karami.

Karą umowną powinieneś więc zabezpieczyć przede wszystkim kwestie prawidłowości oraz terminowości realizacji przez biuro rachunkowych zobowiązań, które podejmują w Twoim imieniu wobec urzędów administracji skarbowej oraz ZUS.

Możesz także zabezpieczyć w ten sposób obowiązek wydania dokumentów po rozwiązaniu umowy i inne istotne dla Ciebie zagadnienia.

  • prawo wypowiedzenia lub odstąpienia od umowy – zwłaszcza gdy umowa zostaje zawarta na czas określony.

Pewnie trochę Cię dziwi to postanowienie w tym miejscu, ale ono ma bardzo ważny skutek dla Twojego bezpieczeństwa. Przede wszystkim dlatego, że jeśli umowa jest zawarta na czas określony to umowy nie można wypowiedzieć, chyba, że strony taką możliwość przewidziały.

Jeśli więc będziesz niezadowolony z usług biura z jakiegokolwiek powodu, to brak możliwości wypowiedzenia umowy zablokuje Ci możliwość zmiany biura księgowego. A to może być niebezpieczne zarówno dla Twojego portfela jak i spokoju ducha.

Warto także zastrzec prawo do odstąpienia od umowy albo jej rozwiązania bez zachowania okresu wypowiedzenia w przypadku szczególnie istotnych uchybień biura – w szczególności powtarzających się błędów w rozliczeniach.

Podsumowanie

Ufff, ale wyszła kobyła!

Ale wydaje mi się, że ten temat warto było rozwałkować w jednym wpisie i nie dzielić go jak tych, które dotyczyły spółek (gdzie powstały trzy części : pierwsza, druga i trzecia).

A co mogę napisać w podsumowaniu tego tekstu?

Że umowa z biurem rachunkowym jest ważna? No jasne!

Że musisz ją sporządzić możliwie najkorzystniej dla siebie? Oczywiście!

Że ten tekst Ci w tym pomógł?

No właśnie… pomógł Ci? Daj znać w komentarzu!