Forma pisemna przez Internet – tak, ale jak?

Forma pisemna przez Internet – tak, ale jak?

Na moim blogu, i pewnie na wielu, wielu innych, nie raz spotkasz się z informacją, że określone działania wymagają formy pisemnej. I teoretycznie wydaje się, że sprawa jest bardzo prosta. Jeśli masz zawrzeć umowę w formie pisemnej, to potrzebujesz dwóch podpisów na egzemplarzu umowy, prawda? Prawda, ale tylko częściowa! Bo umowę na piśmie da się zawrzeć nawet przez Internet – musisz jednak spełnić kilka warunków.

Rzymski wynalazek, czyli oświadczenie woli

Niestety, zanim przejdziemy dalej, to muszę Cię zatrzymać na jeszcze jednym pojęciu – oświadczenia woli. Będzie nam się ono przewijać wielokrotnie w tym tekście (i pewnie w wielu następnych), dlatego chciałbym, żebyśmy mieli jasność.

Poniższy opis może się wydawać się ciut… archaiczny. To pewnie dlatego, że teoria oświadczeń woli pamięta pierwsze podręczniki prawa stworzone przez starożytnych Rzymian.

Oświadczenie woli to każde zachowanie człowieka, które ujawnia to, czego ta osoba tak naprawdę chce (czyli jej wolę). Złożenie przez człowieka takiego oświadczenia woli nazywamy czynnością prawną.

Czynność prawna może być jednostronna lub wielostronna.

Oświadczeniem woli jednostronnym jest takie, które dla wywołania skutku prawnego wymaga wyłącznie działania jednej osoby – na przykład wypowiedzenie umowy o pracę albo najmu lokalu. Jedna osoba składa oświadczenie o wypowiedzeniu umowy i ono już wywołuje skutek w postaci rozpoczęcia biegu okresu wypowiedzenia itd.

Czynności prawne wielostronne to najczęściej umowy i wymagają złożenia zgodnych oświadczeń woli. Innymi słowy, jeśli np. dwie osoby oświadczą sobie, że chcą zawrzeć umowę o określonej treści – to umowa taka zostaje zawarta. Jeśli więc przychodzisz do mnie i prosisz o audyt prawny Twojego sklepu internetowego, ja odpowiem – ok, daj mi na to tydzień i 399 zł netto – a Ty się na to zgodzisz, to zawarliśmy umowę. Dlatego, że złożyliśmy zgodne oświadczenia woli.

Zawarcie umowy przez Internet

No dobra, to nudną, rzymską cywilistykę mamy już za sobą, więc przełóżmy ją na dzisiejszy świat. Źródła donoszą, że Internet w Starożytnym Rzymie był słaby, wolny i niestabilny (np. zrywał połączenie gdy jakiś głodny gal zestrzelił jastrzębia niosącego wiadomość), więc żeby ustalić jak zawiera się umowy przez Internet musimy poszukać źródeł nieco bardziej aktualnych.

I znajdziemy je w naszym Kodeksie Cywilnym.

Kodeks dopuszcza zawieranie umów różnych formach – ustnie, formą dokumentową, pisemną, elektroniczną, notarialną i kilka innych będących dodatkowymi udziwnieniami (jak np. pisemna z datą pewną). Jednocześnie, tylko niektóre z umów wymagają dochowania określonej formy.

Formę, w jakiej umowa powinna zostać zawarta należy każdorazowo sprawdzić, biorąc pod uwagę przedmiot takiej umowy.

Zdecydowana większość umów zawieranych przez Internet może być zawarta w dowolnej formie. Tyczy się to na przykład umowy sprzedaży (którą zawieramy w sklepach internetowych), o świadczenie usług (którą zawieramy z usługodawcami np. ze mną) czy licencji (którą zawieramy korzystając z cudzych treści będących pod ochroną prawa autorskiego).

Możesz się jednak spotkać z sytuacją, w której z jakiegoś powodu będziesz musiał zawrzeć umowę na piśmie. Taka sytuacja zajdzie wtedy, gdy wymaga tego prawo (np. gdy umowa będzie przenosić autorskie prawa majątkowe, gdy zawierana jest umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych albo gdy zawierana jest umowa o pracę), albo gdy sam ustalisz ze swoim kontrahentem, że umowy, porozumienia czy aneksy muszą mieć formę pisemną.

Co wtedy? Czy umowę na piśmie da się zawrzeć na odległość?

I po tym bardzo przydługim wstępie możemy w końcu odpowiedzieć na to pytanie.

DA SIĘ.

Tylko jak to zrobić, żeby uniknąć pułapek czyhających na nieświadome niczego strony umowy?

Forma elektroniczna

Pierwszą z dwóch dostępnych dla Ciebie opcji jest zawarcie umowy w formie elektronicznej. Nie jest to forma pisemna, ale jest z nią równoważna, to znaczy

Jest to sposób coraz bardziej popularny, ale jednocześnie dostrzegam mnóstwo błędów z tym związanych. Wiele osób zawiera takie umowy korzystając na przykład z Profilu Zaufanego czy eDowodu osobistego.

Rozwiązania te jak najbardziej umożliwiają złożenie oświadczenia woli, ale umowa tak podpisana nie jest zawarta w formie elektronicznej.

Jedynym dopuszczalnym podpisem dla zachowania formy elektronicznej jest kwalifikowany podpis elektroniczny. To ten, który musisz kupić, odebrać w banku lub urzędzie potwierdzając swoją tożsamość a następnie nosisz przy sobie jak pendrive.

Każdy inny sposób podpisania dokumentu jest dochowaniem jedynie formy dokumentowej, która, jeżeli przepisy wymagają formy pisemnej, jest po prostu niewystarczająca.

Dlatego jeśli korzystasz z usług takich portali jak np. autenti.pl (nawiasem mówiąc – to znakomite rozwiązanie, zwłaszcza jeśli alternatywą jest zawarcie umowy w formie ustnej), to masz możliwość wyboru różnych form podpisania dokumentu – i wybór ten będzie miał znaczenie. Jeśli wybierzesz podpis polegający na potwierdzeniu tożsamości e-mailem i SMSem, to zawrzesz umowę w formie dokumentowej.

A jeśli podpiszesz umowę kwalifikowanym podpisem elektronicznym – to mamy formę elektroniczną.

Forma pisemna

Jeśli jednak nie chcesz wydać kilkuset złotych na kwalifikowany podpis elektroniczny, to pozostaje Ci druga opcja, czyli klasyczna forma pisemna – nazwijmy ją formą korespondencyjną.

Taka forma zawierania umów jest dość powszechna, ale jest tu bardzo, bardzo istotny szczegół, który większości przedsiębiorców umyka.

Jest dość powszechną wiedzą, że dla zachowania formy pisemnej wystarczające jest, że każda ze stron podpisze się na jednym z egzemplarzy umowy.

Z tego powodu wielu z nas, kiedy stwierdzimy, że potrzebujemy z kontrahentem z drugiego końca Internetu zawrzeć umowę na piśmie uzgadnia z nim warunki takiego kontraktu, a następnie drukuje umowę, podpisuje i przesyła skan. Druga strona robi to samo, i cyk – mamy umowę.

No i faktycznie, umowa jest, ale nie jest to forma pisemna.

Bo żeby mówić o dochowaniu formy pisemnej konieczna jest co najmniej wymiana własnoręcznie podpisanych dokumentów obejmujących treść oświadczenia woli. Wymiana. Własnoręcznie podpisanych. Dokumentów.

Upraszczając sytuację – tylko wtedy, gdy ze stron posiada egzemplarz umowy podpisany własnoręcznie przez drugą stronę jest zachowaniem formy pisemnej.

Dlatego jeśli zawierasz umowę w ten sposób, to jest świetną polityką archiwizacyjną skanowanie umowy i przesyłanie takiej kopii drugiej stronie. Po zeskanowaniu jednak zarówno Ty jak i druga strona musicie albo przesłać sobie podpisane przez siebie egzemplarze pocztą czy kurierem, albo wręczyć sobie osobiście podpisane przez siebie egzemplarze.

W przeciwnym razie nie ma formy pisemnej!

Skutki niedochowania formy pisemnej

Co jednak stanie się w sytuacji, gdy zawrzesz umowę nie dochowując wymaganej formy pisemnej?

Możliwe są dwa scenariusze i jest to zależne od tego, jaki rygor nadano zadanej formie zawarcia umowy.

I tak, jeśli umowa musi być zawarta na piśmie pod rygorem nieważności, to, EUREKA, umowa zawarta bez dochowania tej formy jest nieważna. Czyli nie przyniesie oczekiwanego skutku.

To sprawia, trzymając się podanych wcześniej przykładów, że umowa nie przeniesie autorskich praw majątkowych (bo umowa taka musi mieć formę pisemną pod rygorem nieważności) a aneks do umowy tak naprawdę nie wniesie żadnych zmian (zakładając, że strony umowy zastrzegły, że zmiany umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności).

Jeśli jednak takiego rygoru nie zastrzeżono, to mamy do czynienia z drugim scenariuszem – kiedy forma pisemna jest zastrzeżona dla celów dowodowych.

Umowa zawarta ze złamaniem takiego rygoru jest ważna i skuteczna, ale w razie sporu nie będzie możliwe korzystanie z zeznań świadków oraz stron na okoliczność zawarcia umowy i jej treści. Będzie to możliwe jedynie w przypadku, gdy strony umowy wyrażą na to zgodę, jeśli żąda tego konsument w sporze z przedsiębiorcą albo gdy treść umowy zostanie uprawdopodobniona za pomocą dokumentu.

Prawo przewiduje jednak ciekawy wyjątek dla umów B2B. Otóż przepisów o formie pisemnej zastrzeżonej dla celów dowodowych nie stosuje się do umów, w której obie strony są przedsiębiorcami. W takim przypadku niedochowanie formy pisemnej skutkuje… niczym. Umowa jest tak samo ważna i wiążąca jakby została zawarta w formie pisemnej.

Logiczne? Nie. Ale co ja poradzę?

Podsumowanie

Podsumowując powyższy tekst trzeba podkreślić, że żeby zawrzeć umowę na piśmie nie musisz spotykać się ze swoim kontrahentem. W dobie Internetu i coraz bardziej powszechnej współpracy zdalnej takie rozwiązanie byłoby bardzo drogim sposobem marnowania czasu.

Jeśli chcesz zawrzeć umowę na piśmie, ale przez Internet, musisz:

  • zawrzeć umowę podpisując umowę kwalifikowanym podpisem elektronicznym;
  • wymienić się ze swoim kontrahentem podpisanymi przez was egzemplarzami umowy – tak, żeby każdy z Was miał egzemplarz podpisany przez drugą stronę.

Jeśli jednak forma pisemna jest zastrzeżona bez rygoru nieważności, zadbaj chociaż o dochowanie jakiejkolwiek formy, w której będziesz posiadał jakikolwiek dokument w ręku.

Jeśli jednak umowa ma być zawarta pod rygorem nieważności na piśmie, to musisz zadbać o to, żeby dochować wymogów opisanych powyżej. Jeśli tego nie zrobisz, to niestety…

5 prostych kroków do bezpieczniejszej umowy

5 prostych kroków do bezpieczniejszej umowy

Biznes bez umów jest jak lunch bez gitary. Jak Lipski bez Siary. No po prostu się nie da. Gorzej, że małe firmy często nawet nie wiedzą o tym, że umowy zawierają, a jeśli już to robią – to na szybko, byle jak, byle „mieć papier”. Cóż, jeśli potrzebujesz papieru to kup sobie papier, ale jeśli potrzebujesz umowy, to chociaż zadbaj o to, żeby faktycznie był to dokument spełniający swoje podstawowe zadania.

Powiedzmy to już na początku – nie ma tak, że bez umowy. Po prostu nie ma. Jeśli uzgadniasz z kimś jakiekolwiek warunki współpracy, choćby jednorazowej, to zawierasz umowę. Nie wiem jak u Ciebie, ale ja najczęściej zawieram umowę sprzedaży przy kasie w Biedronce.

Dygresja będzie – dlaczego umowę sprzedaży, a nie kupna-sprzedaży? Ano dlatego, że nie zawieram też umów najmu-wynajmu albo umów o dzieło-wykonanie. Jest umowa sprzedaży, najmu i o dzieło. Niby to nieistotny szczegół, ale jeśli ktoś Ci podsunie pod nos „umowę kupna-sprzedaży” to już wiesz, że nie pisał jej fachowiec.

Polecam zastosować do wzorów umów z „zaufanych źródeł”, dzięki temu szybko przestają być zaufane.

Ale o czym to ja… Umowa. Umowa może być zawarta nie tylko w formie pisemnej czy przed notariuszem, ale też ustnie albo w formie tzw. dokumentowej, co w praktyce oznacza wszystko to, co przenosi treść umowy, ale nie jest formą pisemną (maile, SMSy, faxy, przesyłanie sobie skanów umów i tak dalej). Tak jednak, czy inaczej…

Zawsze zawierasz umowę.

Warunki umowy mogą wynikać z bardzo różnych źródeł. W umowie pisemnej jest to tekst umowy, ale jeśli np. zawierasz umowę sprzedaży przez Internet, to warunki umowy określa regulamin sprzedawcy (o ile został sporządzony). Jeżeli żaden dokument nie reguluje treści umowy, to zostaje ona zawarta na zasadach określonych w przepisach prawa.

Choćby dlatego, że niekoniecznie musisz znać warunki poszczególnych umów wynikające z przepisów prawa (a które przecież musisz znać – jak pani Danuta K. z poprzedniego tekstu) powinieneś zadbać o to, żeby zawierać umowy na warunkach, które zostały gdzieś zapisane. Choćby w wiadomości e-mail.

No, to skoro wstęp mamy za sobą, to przejdźmy do dania głównego, czyli…

Pięć kroków do bezpieczniejszej umowy

KROK I – Czego ja chcę, czyli czego Ty chcesz?

Umowy zawsze zawieramy w jakimś celu. Czasami chcemy zatowarować sklep, czasami odbyć szkolenie w hotelu a innym razem wykupić abonament na obsługę księgową w biurze rachunkowym. Problem rodzi się w chwili, gdy na tym celu poprzestaniesz, i będzie to Twoje jedyne oczekiwanie względem umowy.

Prawda jest taka, że praktycznie nigdy nie mamy jednej, prostej intencji dotyczącej tego, co ma być przedmiotem współpracy.
Jasne, jeśli zawierasz umowę z hurtownią, to musisz ustalić ceny i asortyment – ale przecież obok tego chciałbyś np. żeby ktoś zamówione towary dostarczył. Albo żeby produkty były zapakowane w określony sposób. Albo żeby hurtownia pomagała Ci obsługiwać reklamacje. Albo żeby dowóz był możliwy w godzinach popołudniowych. Albo żeby dostawy były realizowane w 24 godziny. Aaalbo…

Myślę, że już wiesz o co mi chodzi.

Skup się nie tylko na ogólnym celu umowy, ale zastanów się też głęboko nad tym wszystkim, co na ten cel się składa. Przemyśl czego oczekujesz na każdym etapie realizacji umowy. Tylko Ty wiesz, czego chcesz, więc wypisz to sobie i spriorytetyzuj poszczególne wymagania.

Przyda Ci się to w każdym kolejnym kroku!

KROK II – Patrz kto zacz, czyli jak sprawdzić kontrahenta.

Zanim. Przystąpisz. Do. Zawarcia. Umowy. Sprawdź. Kto. Zacz.

Zawsze. Bardzo wielu moich klientów tego nie robiło i właśnie dlatego zostali moimi klientami.

I nie chodzi wcale o jakiś bardzo zaawansowany research (chociaż przy dużych umowach (dużych dla Ciebie, nie obiektywnie) zawsze warto pogłębić poszukiwania i przejrzeć np. sprawozdania finansowe kontrahenta i inne tego typu rzeczy, ale o tym opowiem Ci w innym wpisie). Na początek wystarczy Ci zajrzeć do CEIDG (gdzie znajdziesz dane o osobach fizycznych i spółkach cywilnych) lub KRS (gdzie są dane innych spółek, a także stowarzyszeń, fundacji i innych podmiotów).

To z nich dowiesz się, czy dany przedsiębiorca rzeczywiście istnieje, czy przypadkiem nie ma zawieszonej działalności gospodarczej, w przypadku CEIDG – czy posiada stosowne pozwolenia czy koncesje. Bardziej zaawansowane poszukiwania w KRS, takie jak m.in. przejrzenie sprawozdań finansowych w Repozytorium Dokumentów Finansowych pomoże Ci ocenić kondycję finansową kontrahenta.

Ale jeśli nie potrafisz tego robić (albo nie chcesz), to nie musisz. Pierwsze oznaki problemów z wypłacalnością potencjalnego kontrahenta prawdopodobnie znajdziesz w opiniach pod wizytówką w Google oraz na innych portalach (polecam np. portal GoWork). Dlatego przed przystąpieniem do pracy nad umową wygoogluj dane potencjalnego Kontrahenta.

Zajmie Ci to 5 minut, a błyskawicznie podniesie Twoje bezpieczeństwo.

KROK III – Skuteczność przede wszystkim, czyli jaka forma umowy?

Wspominałem już o tym, że umowa może mieć formę ustną, dokumentową albo pisemną. W ramach formy pisemnej, obok zwykłej możliwe jest wyszczególnienie formy pisemnej z datą pewną, formy pisemnej z podpisami notarialnie poświadczonymi oraz formy aktu notarialnego.

Jest tego trochę, a co gorsza – różne przepisy wymagają różnej formy umowy. Ot, na przykład, praktycznie każdy wie o tym, że formy aktu notarialnego wymagają umowy dotyczące przeniesienia własności nieruchomości. Niedochowanie formy w tym przypadku powoduje nieważność umowy. Mało kto jednak pamięta, że podobnie jest w przypadku np. umów przenoszących autorskie prawa majątkowe, które muszą mieć formę pisemną pod rygorem nieważności.

Jeszcze inaczej jest, gdy umowa dotyczy sprzedaży przedsiębiorstwa albo udziałów w spółce (umowa musi być pisemna z podpisami notarialnie poświadczonymi) albo w umowie pożyczki ponad kwotę 1.000 zł (umowa musi mieć formę dokumentową – patrz wyżej) i tak dalej i tak dalej.

Nie sposób wypisać tutaj wszystkich zastrzeżeń prawnych dotyczących formy zawierania poszczególnych umów. Dlatego przed zawarciem każdej umowy powinieneś dokładnie sprawdzić, czy przypadkiem nie potrzebujesz zawrzeć jej w określonej, szczególnej formie.

KROK IV – Opowieści dziwnej treści, czyli czytamy projekt umowy.

Dopiero teraz bierzesz do ręki projekt umowy, którą przysłał Ci kontrahent (albo którą pobrałeś z Internetu jako wzór), a Twoim zadaniem jest przeczytanie go (tzn. projektu, nie kontrahenta) co najmniej dwa razy.

Za pierwszym razem zaznacz sobie wszystko to, co w umowie jest, a co Ci się nie podoba albo budzi Twoje wątpliwości. Będą to rzeczy, które będziesz musiał omówić z swoim kontrahentem – wypytać, dopytać, ponegocjować i zmienić.

Ten drugi raz będzie jeszcze ciekawszy, bo jak mawiał mój szef to, co jest w umowie to mnie nie martwi. Umiem czytać. Niepokoję się tym, czego w niej nie ma.

Podstawowym narzędziem, którym powinieneś się posługiwać przy drugim czytaniu umowy jest lista, którą sporządziłeś w kroku II. To ona wyznacza obszar tego, co chciałbyś mieć w umowie, a zatem jeśli w projekcie tego nie ma – to cóż. Musisz umowę o te kwestie uzupełnić i tak negocjować ze swoim kontrahentem, żeby te zmiany w ostatecznej wersji umowy się znalazły.

Warto przy tym, jeszcze przed przystąpieniem do negocjacji, wyznaczyć sobie warunki brzegowe i zastanowić się na których z tych zmian naprawdę Ci zależy, a które w razie czego możesz odpuścić, żeby mieć rzeczywiście szansę na podjęcie współpracy. Nie zawsze wszystko będzie po Twojej myśli i nie zawsze Twój kontrahent będzie chciał (lub mógł) przystąpić do umowy na zaproponowanych przez Ciebie warunkach.

Dlatego wyznacz sam sobie te punkty, które są Twoim must have oraz te, które możesz kontrahentowi odpuścić w ramach kompromisu.

KROK V – Kiedy spotkamy się na zakręcie, czyli zabezpieczanie umowy.

Naprawdę dobra umowa to nie tylko zbiór prostych warunków współpracy i procedur ich realizacji. Jej zadanie to stanie na straży Twojego interesu również w złych czasach, kiedy pojawia się spór, konflikt albo inne nieprzyjemne emocje. A to znaczy, że dopóki jesteś ze swoim kontrahentem zgodny co do tego, że chcecie współpracować – powinieneś zastanowić się nad tym, co może pójść nie tak i postanowić, co się wtedy stanie.

I tutaj znowu przyda Ci się lista, którą sporządziłeś w Kroku II, tylko tym razem będziemy ją czytać od innej strony.

Nie no, schowaj to lusterko, mówiłem metaforycznie.

Otóż teraz musisz zastanowić się nad tym co się stanie, jeśli coś pójdzie nie tak i np. kontrahent zamiast w 24 godziny dostarczy Ci towar po 80 godzinach. Albo jeśli osoba tworząca Twoje logo zrobi Ci je w Canvie i nie będzie mogła przenieść na Ciebie autorskich praw majątkowych. Albo jeżeli hurtownia przekroczy termin na rozpatrzenie reklamacji. I tak dalej.

Do takich sytuacji stosuje się zabezpieczenia. Są to specjalne klauzule umowne, które wzmacniają interes jednej ze stron (lub obu stron) na wypadek niewykonania zobowiązań przez drugą stronę. Do najpowszechniej stosowanych zabezpieczeń w umowach handlowych należą przede wszystkim kary umowne (np. kara umowna za każdy dzień opóźnienia), zastrzeżenie zadatku zamiast przedpłaty (w zależności od tego, która ze stron nie wykona swych obowiązków zadatek przepada albo zwracana jest jego dwukrotność) czy zastrzeżenie własności rzeczy sprzedanej (kiedy własność przechodzi na nabywcę dopiero po zapłacie ceny). Niemniej jednak w umowach o większej wartości stosowane są zastawy, hipoteki, weksle, przewłaszczenia na zabezpieczenie i wiele, wiele innych. O sposobach zabezpieczenia umów opowiem Ci jednak w zupełnie innym tekście.

Zatem pracując nad umową musisz zastanowić się który z Twoich interesów wymaga zabezpieczenia dodatkową klauzulą, a następnie, jeśli już jej w umowie nie ma – wprowadzić ją do umowy.

Podsumowanie

Czy powyższe kroki zapewnią Ci na 100%, że druga strona wykona swoje zobowiązania wynikające z umowy w sposób perfekcyjny?
Nie. Biznes nie zna pojęcia pewności, o czym pewnie już zdążyłeś się przekonać.

Ale.

Dobrze przeprowadzony proces zawierania umowy pozwoli Ci skutecznie sprawdzić kim jest Twój kontrahent i czy jest w ogóle w stanie wypełnić nałożone na niego obowiązki. Opiszesz dokładnie to, czego od drugiej strony oczekujesz i zabezpieczysz się na wypadek tego, że druga strona nie wypełni tych zobowiązań. A ostatecznie, na wypadek, gdyby nawet zabezpieczenia nie wystarczyły, to zawrzesz umowę prawnie skuteczną, co znaczy, że będziesz mógł domagać się jej wykonania na drodze sądowej.

Nie muszę chyba mówić, że dobrze sporządzona umowa ma w sądzie większe szanse?

I właśnie dlatego powinieneś stosować powyższe 5 kroków przy każdej umowie, którą przyjdzie Ci samodzielnie oceniać.